Zpracovatelská oblast, tzv. bookkeeping, zajišťuje sběr, zaznamenávání, třídění, sumarizaci a kontrolu účetních informací. Tento proces je v současnosti z velké části automatizován, řeší se primárně prostřednictvím komplexních informačních a ekonomických systému, kdy účetní záznamy vznikají transformací informací a záznamů, které vznikají v souvislosti s podnikatelským procesem. Účetnictví například přebírá:

• záznamy o příjmu a výdeji, prodeji a úhradě zboží ze systému skladové evidence a na něj navazujících pokladních systémů,
• záznamy o nákupech materiálů a služeb ze systému objednávek a nákupu,
• záznamy o osobních nákladech ze systému personalistiky a mzdového účetnictví,
• záznamy o přírůstcích a úbytcích majetku a výši odpisů ze systému evidence majetku,
• záznamy o platbách a úhradách z bankovního systému.

Rozvoj ICT je další faktor, který v určité míře podporuje myšlenky, že tradiční základní účetní zásady a principy jako podvojnost a souvztažnost, bilanční kontinuita, průkaznost, dokladovatelnost, kontrolní, schvalovací prvky v průběhu procesu zpracování účetnictví apod. jsou překonané a mohou je nahradit rozsáhlé databázové systémy, které umožňují multidimenzionální zpracování a poskytování informací. Variantnost při vykazování přispívá k lepšímu naplnění potřeb uživatelů, kteří samozřejmě chtějí informace například v různých měnách, v různém ocenění, za různě vymezená období apod. a k tomu jsou bezesporu moderní databázové systémy velmi přínosné. Na druhé straně za situace, kdy účetnictví má poskytnout „důkazní materiál“ a informace, na jejichž základě dochází k uplatňování práv a povinností a je třeba zajistit jejich vymahatelnosti, je role tradičních prvků nenahraditelná.  

To neznamená, že nenastaly významné změny v konkrétních způsobech účetního procesu a zpracování. Na rozdíl od minulosti a tzv. ručního zpracování, kdy se data „posbírala“, sumarizovala a následně dávkově či hromadně zaznamenávala, dnes naopak dochází často k primárním zaznamenávání jednotlivých transakcí ve velkém detailu a následně teprve k třídění a sumarizaci, aby bylo možné vyhovět požadavkům jednotlivých uživatelů. Z uvedeného vyplývá, že proces zpracování účetních záznamů musí být nastaven tak, aby výstupy uspokojily všechny uživatele.

Dále se nabízí otázka, kdo a co v dnešní době stanovuje požadavky na zpracovatelskou oblast účetnictví a co vše je třeba přitom respektovat.  Základní požadavky lze vymezit v návaznosti na tři základní průřezy:

• oblast finančního účetnictví, která je upravena standardy a dalšími pravidly v oblasti finančního účetnictví (např. české právní předpisy v oblasti účetnictví, mezinárodní standardy účetního výkaznictví), které se využívají k sestavování výkazů finančního účetnictví (účetní závěrky);

• oblast daní, kterou upravují právní předpisy v oblasti daní (např. české daňové zákony, potenciálně nadnárodní daňové předpisy), které se využívají k sestavení daňových přiznání a hlášení;
• oblast manažerského účetnictví/controllingu, která se opírá postupy, metody, nástroje v oblasti manažerského účetnictví, které sice nejsou nijak „kodifikované“, ale dlouhodobě se na základě zkušeností a poznatků vyvíjejí a využívají se pro výkazy podporující řízení podnikatelské procesu.

Vedle těchto tří základních skupin existuje celá řada další „zájemců“ o účetní informace, jejichž požadavky musí podniky respektovat. Jedná se zejména o požadavky:

• státních a veřejných orgánů – statistické výkazy, výkazy pro regulační úřady a další orgány státní správy, ale i různé asociace, profesní organizace apod.
• vyplývající ze smluv uzavřených podniky, kdy se podnik zavazuje vykazovat určité informace, jedná se například o různé výkazy pro banky a pojišťovny na základě smluv o finančních produktech, výkazy pro pronajímatele objektů pro stanovení variabilní částky nájemného na základě nájemních smluv.

Se zpracovatelskou oblastí souvisí i způsob organizace manažerského účetnictví/controllingu v podnicích, který je různý a závislý na celkovém organizačním uspořádání a stylu řízení, charakteru činnosti, velikosti podniku apod. Přestože je velmi obtížné zobecnit organizační uspořádání účetnictví a controllingu, existují dva základní koncepční přístupy, ze kterých konkrétní organizační uspořádání může vycházet:

• v anglosaské oblasti se historicky vytvořila funkce controllera a treasurera, controller v tomto pojetí je osoba zodpovědná za zpracování a poskytování informací pro externí i interní uživatele, za věcnou správnost a transparentnost informací, aby byla zajištěna její nezávislost a nestrannost,  neměla by disponovat žádnou „výkonnou“ či rozhodovací mocí ve finanční či jiné oblasti podniku; treasurer je osoba zodpovědná za finanční řízení, finanční toky podniku, zajištění dostatečné likvidity a zhodnocování finančních prostředků;
• v kontinentální oblasti se vytvářela pozice hlavní účetního, který je zodpovědný za finanční účetnictví a často do jeho kompetence patří i zpracovatelská část (bookkeeping). Vedle této pozice se vytvořila pozice controllera, jako určité „spojky“, která účetní informace zpracovává do podoby vhodné pro řízení. Dále samostatně existují pozice/útvary daní a financí (treasurer) a vše je zastřešeno finančním ředitelem. Toto uspořádání, které je/bylo v našich podmínkách velmi časté, má řadu úskalí, mimo jiné, že zpracovatelská část účetnictví je v kompetenci hlavního účetního, který prosazuje zejména soulad s pravidly pro externí uživatele event. daněmi, ale už ne vždy dostatečně respektuje požadavky controllera na informace.

Větší míra využívání ICT a automatizace účetnictví často logicky vede k osamostatnění zpracování účetnictví, které je často organizačně odděleno od pozic, které mají kompetenci v oblasti reportování (controllerů, osob zodpovědných za daně  a účetní závěrky).

doc. Ing. Libuše Šoljaková, Ph.D.
Působí na katedře manažerského účetnictví VŠE. Věnuje se problematice manažerského účetnictví, controllingu, interního a externího reportingu. Je auditorkou zapsanou v Komoře auditorů ČR a zkušebním komisařem předmětu Manažerské účetnictví na Komoře auditorů ČR a v rámci Systému vzdělávání a certifikace Svazu účetních.