V letech 2012 a 2013 provedl rakouský Controller Institut a Česká asociace pro finanční řízení průzkum v oblasti controllingu a reportingu. V oblasti softwarové podpory controllingu bylo zjištěno, že větší nasazení softwarových nástrojů je prostředek s velkým potenciálem pro zvýšení efektivity controllingu a reportingu. Více než polovina podniků usiluje o zlepšení jak v oblasti plánování (53 %), tak v reportingu (57 %). Nejpoužívanějšími softwarovými nástroji jsou Microsoft Office (Excel a Access) a produkty společnosti SAP. Z tabulky 1 vyplývá nárůst používání Excelu pro reporting a plánování. Vlastní vývoj IT nástrojů a specializovaná řešení, například jen pro reporting, hrají podřadnou roli. Potřeba změny je zásadní, ale nelze očekávat, že Excel zmizí z pracovního světa controllingu [1].

Nespornou výhodou použití Excelu jsou nulové dodatečné náklady, protože MS Office je zpravidla již využíván. Mezi další výhody patří využití již získaných znalostí a dovedností zaměstnanců (není nutné učit se nové věci), práce se známým software a jednoduchá a rychlá tvorba reportů. Mezi zásadní nevýhody může patřit:

• Pravděpodobnost vzniku chyby (zejména při kopírování, přepisování nebo vkládání dat).
• Časově náročný proces (nutnost exportovat data z informačního systému, případně získání dat z datových skladů a jejich následná úprava do podoby reportu).
• Problematické sdílení jednoho sešitu více zaměstnanci najednou.
• Velká pravděpodobnost práce s neaktuálními verzemi reportů/plánů.
• Vkládaná data nejsou importována do databáze tak, aby se s nimi mohlo pracovat v dalších měsících.
• Dohledatelnost provedených změn (kdo, kdy a co bylo změněno).

Při tvorbě reportu dochází ke dvěma zásadním problémům. Problému času, kdy rostoucí dynamika vnitřního i vnějšího okolí firmy tlačí na co nejrychlejší zpracování a předání informací.

Tabulka 1: Využití Excelu pro plánování a reporting.

Obrázek 1: Jednoduchá aplikace.

Druhý problém je spojen s hospodárností. Zdlouhavé získávání a zpracování informací je spojeno s náklady ztracených příležitostí, kdy se controllingoví specialisté nezabývají analýzami, ale dolováním a upravováním dat. Z výše uvedených důvodů vyplývá, že použití Excelu nenaplňuje současné požadavky na moderní systém reportingu.

Jistým řešením může být využití doplňku Power Pivot a Power View. Power Pivot se stará o import dat z různých datových zdrojů, tvorbu datového modelu a provádění potřebných výpočtů. Pro prezentaci je možné využít kontingenční tabulky (které ovšem nejsou pozitivně přijímány vedením podniků) nebo doplněk Power View, který umožňuje tvorbu interaktivních reportů. Toto reportingové řešení je vhodné tam, kde není potřeba vkládat data a následně s nimi pracovat. Controlling musí být zaměřen na budoucnost (výhledy, plánování). Proto se ve většině reportů objevuje výhled na další období, který je tvořen na základě aktuálních dat (informace z databází) a očekávaných událostí (informace, které je potřeba doplnit do databáze).

Další možností je využití reportingových nástrojů, případně business intelligence nástrojů, kterých je na trhu nepřeberné množství. Tyto nástroje se liší různými funkcionalitami a zejména cenou. Výhoda těchto hotových, „krabicových softwarů“ od společností, které mají dlouholetou praxi v tomto oboru, je v tom, že firma získá prověřené know-how. Cílem tohoto článku je ale zaměřit se na nejméně využívaný způsob, kterým je vlastní reportingový nástroj.

VLASTNÍ REPORTINGOVÝ NÁSTROJ

Pro zajištění úspěšné implementace vlastního reportingového nástroje musí firma splnit oba níže uvedené požadavky. Firmy by se měly rozhodovat pro vlastní řešení, pokud mají:

• Vizi – firma má přesnou představu, jak by měl výsledný software vypadat, co by měl splňovat a jak by se s ním mělo pracovat (také jak by se měl sám SW chovat). Bez jasné představy nelzepomýšlet na vývoj vlastního řešení. V této části hraje největší roli controller, který musí přesně popsat funkci nástroje. Jedná se zejména o to, jaká data budou používána a co bude výstupem. Není-li tato vize jasně definována, skončí zavedení vlastního řešení neúspěchem, v lepším případě dojde jen k prodloužení času potřebného na zavedení do praxe.

• Efektivní IT – druhým předpokladem pro vývoj vlastního řešení je mít vývojáře na IT oddělení, který je schopen shromáždit všechna potřebná data. Data pro reporting se mohou nacházet v různých zdrojích (textové soubory, databáze, různé podnikové systémy) a k těmto datům ne- musí vždy vést snadná cesta. Dále musí být schopný navrhnout řešení, naprogramovat a implementovat novou aplikaci, která pracuje nad shromážděnými daty.

Pro zautomatizování a zjednodušení procesů reportingu je možné použít programovací jazyk C#. Jedná se o jednoduchý, moderní a vysokoúrovňový objektově orientovaný jazyk, který lze použít nejen k tvorbě databázových programů, ale také webových stránek a desktopových aplikací. Základním principem je, že vše jsou objekty. Objekt je určitým obrazem reálného světa, který má vlastnosti a chování. Výhodou objektově orientovaných jazyků je rychlý vývoj aplikace. Ten vyplývá zejména z opakovatelnosti kódu, kdy se nemusí definovat ke každému objektu tytéž metody a lze je tedy znovu použít na každou instanci objektu.

Jednoduchá aplikace vytvořená v jazyku C# je uvedena na obrázku 1. Tato aplikace je vytvořena nad databází MS SQL Server a automaticky načítá data podle předem stanoveného harmonogramu. Jedná se o velmi přehledné řešení, které zároveň obsahuje všechny důležité informace. Po vložení dat (například odhad budoucího vývoje) a automatickém provedení všech kalkulací je možné provést export do předem definovaného reportu (ve formátu xls, pdf, doc apod.), případně provést tisk.

Výše uvedené vlastní reportingové řešení přináší tyto výhody:

• Proces reportingu se stává robustnějším a stabilnějším.
• Nedochází ke kopírování dat z datových kostek nebo jiných výstupů z informačních systémů. Tím dochází k minimalizaci vzniku chyby a úspoře času.
• Pružné a přizpůsobivé řešení. Vzhledem k využití vlastních IT specialistů je možné rychle reagovat na případné změny jak ve vstupech, tak výstupech.
• Vysledovatelnost a zodpovědnost. Všechny provedené změny jsou uloženy do databáze spolu se jménem uživatele, který změnu provedl.
• Data z různých zdrojů jsou po zpracování uložena v nové databázi. Z toho vyplývá jednodušší a rychlejší práce s informacemi.
• Zobrazení dat, vytvoření filtrů podle přístupových práv.
• Možnost exportu do požadovaného formátu.

Konsolidace dat v jedné databázi (zejména těch, která jsou ručně dodávána) umožňuje za pomoci SQL dotazů vytvoření výstupu do MS Excel. Tento výstup může být následně používán pro rychlé vytvoření nestandardních reportů, případně pro analýzu vývoje sledovaných ukazatelů. Výhodou je rychlý pohled na požadovaná data z různých hledisek. Důležitou součástí všech výkazů jsou komentáře, které dávají do souvislosti všechny zjištěné skutečnosti. Uložení všech komentářů do databáze umožňuje s nimi jednoduše pracovat (například zjištění nejčastějšího důvodu odchylek).

Vývoj vlastního softwaru pro projektový reporting a forecasting včetně testování trval 100 hodin, uspořený čas byl spočítán na 76 hodin měsíčně, z toho vyplývá doba návratnosti 1,3 měsíce. Při měsíční frekvenci tvorby reportu to znamená, že v podstatě již po jednom reportovacím cyklu došlo k pozitivním efektům (úspora času) z implementace vlastního reportingového řešení. Další nespornou výhodou je pozitivní psychologický dopad z úspory času, zjednodušení práce a snížení pravdě- podobnosti vzniku chyby, kterou toto řešení přinese všem zaměstnancům podílejícím se na tvorbě reportu. Pořízení vývojového prostředí (například Microsoft Visual Studio) je dodatečnou investicí okolo dvaceti tisíc korun. V porovnání s jinými reportingovými řešeními, jejichž náklady na pořízení jsou o řád vyšší, se jedná o velmi úsporné řešení.