Masový návrat do kanceláří vyžaduje malé i velké změny

Jakmile se podaří krizi překonat a lidé budou mít možnost vrátit se zpět do kanceláří, je nutné myslet na minimalizaci zdravotních rizik a celkovou úpravu prostor. Nároky na hygienu se mění spolu se zvyšujícím se povědomím veřejnosti o způsobech šíření infekčních onemocnění.

Společné prostory, ve kterých dochází k nepřímému kontaktu, by měly být pravidelně dezinfikovány. Ideálně by mělo docházet jen k velmi omezenému nepřímému kontaktu. Zajistit to lze instalací bezdotykových zařízení od umyvadel přes dávkovače hygienických potřeb až po dveře na fotobuňku. Průzkum společnosti CAPEXUS zkoumající dopad koronaviru na pracovní prostředí odhaluje faktory snižující obavy z práce v kanceláři. Hlavní je každodenní úklid, dostupnost dezinfekčních přípravků a limitování počtu zaměstnanců v kanceláři.

Bez těchto úprav mohou mít firmy problém s ochotou zaměstnanců vrátit se do kanceláře. Ne všechna opatření musí ale firmu stát velké množství peněz za přestavbu zázemí. Přísun čerstvého vzduchu v kanceláři patří k nejlepším obranným prostředkům proti šíření virů a stačí pro něj jenom zavést jednoduchá pravidla ohledně pravidelného otevírání oken.

Pozor si musí dávat kanceláře vybavené mechanickým větráním s rekuperací. V nich totiž hrozí hromadění nečistot a jejich zpětné vypouštění do interiéru kvůli rekuperačnímu výměníku. Vše lze však vyřešit správným nastavením vzduchotechniky. To potvrzuje i Antonín Krejčík, Senior Project Manager HVAC ze společnosti CAPEXUS: „Doporučuji vzduchotechnické jednotky provozovat bez zapnutého rotačního výměníku. To stejné platí o systémech, které využívají cirkulaci odváděného vzduchu. Systémy je třeba provozovat jako 100 procentně čerstvovzdušné.“

Hybridní styl práce si získává popularitu

Způsob fungování firem během koronavirové krize bude mít dlouhodobé dopady na kancelářskou kulturu v následujících letech. Řešení nacházejí zaměstnavatelé společně se zaměstnanci v tzv. hybridním stylu práce, kdy částečně vykonávají své povinnosti na dálku a částečně z kanceláře.

Velké nadnárodní firmy s globální základnou zaměstnanců jsou na zavedení hybridního modelu připraveny o něco lépe díky skutečnosti, že již dříve koordinovali komunikaci a videokonference zaměstnanců z různých koutů světa. Nároky na obě metody práce se v mnohém podobají:

• Je potřeba zavést orientaci na úkolové vedení lidí.
• Každý pracovník musí být dobře obeznámen s moderními komunikačními technologiemi a firma pak poskytuje potřebný hardware či software.
• Místo každodenních týmových schůzek jsou pořádány častěji kratší digitální setkání a zbytek času je věnován individuálním úkolům.

Technologické aspekty proměny na hybridní pracoviště mohou zamezit menším firmám přechod na tento systém práce. Nutné předpoklady popisuje Jiří Plátek, Workplace Design Specialist ze společnosti AV MEDIA: „Klíčové je poskytnout lidem mezi počítačem a zasedací místností dokonalé digitální prostředí. Řešení, které dokáže eliminovat všechny nejčastější problémy virtuálních schůzek od složitého nastavení po nekvalitní přenos zvuku, v audiovizuálním světě existuje.“

Překážkou mohou být ale také komunikační faktory. Někteří odborníci, jako například Marco Minervini, výzkumník organizačního designu z evropské obchodní školy INSEAD, varují, že hybridní styl práce může vést k prohlubování propasti mezi kolegy na home office a v kanceláři. Minervini se také obává nerovnosti pohlaví, pokud na pracující ženy z domova ještě na základě stereotypních představ o genderových rolích dopadne starost o domácnost.

Hybridní styl práce vyžaduje kromě výše zmíněného také jasné nastavení pravidel, což potvrzuje i Jana Špačková, Partner ze společnosti Flexjobs Consulting: „Nastavení pravidel a dohod je základem pro fungující flexibilní práci. I během práce na dálku dokáže mít zaměstnanec silnou motivaci a skvělé výsledky, pokud umí zaměstnavatel lidi na home office správně vést. Nastavení pravidel je jen jedním, nikoli však jediným z pilířů úspěšné spolupráce na dálku.“

Menší prostory nejsou synonymem snížení komfortu

Firmy aktuálně hledají způsoby, jak snížit náklady na provoz kanceláří. Jestliže se ve velkém rozšíří hybridní styl práce, pak lze také očekávat změnu účelu kanceláří. Aby práce na dálku fungovala, musí se lidé dobře znát. A právě v tom jim společné kanceláře pomáhají. Zmenšení kancelářského prostoru zní jako negativní proces, ale ztráta celkové plochy rozhodně nemusí znamenat ztrátu komfortu zaměstnanců.

Pokud firmy uchopí přesun do nového nebo přestavbu stávajícího prostoru správně, pak zmenšení celkové plochy kanceláře nemusí mít dopad na celkovou spokojenost zaměstnanců. Důležité je poskytování soukromí pracovníkům skrze dobře rozmístěná akustická opatření (panely, podhledy atd.) a poskytnutí flexibilního konceptu, jehož návrh vychází z typologie práce, firemní kultury a potřeb jednotlivých týmů. „Naši klienti nyní zvažují, jak prostory rozdělit a jak zmenšené prostory předělat. Přístupy jsou různé, někdy jde jen o nábytkové přeuspořádání, někdy naopak o celkové stavební úpravy,“ dodává Monika Younis, Director společnosti CAPEXUS.

Jednou z možností je modulární nábytek. Ten během dne může ze stejné části interiéru vytvořit konferenční místnost, jindy soubor oddělených pracovních míst a pak třeba relaxační zónu. Právě variabilita a možnost výběru prostředí, ve kterém pracují, odbourává u zaměstnanců stres a minimalizuje riziko syndromu vyhoření.

Velkou roli ve výběru kanceláří a ochotě zaměstnanců do ní každý den jezdit hraje také lokalita. Kvalitní dopravní infrastruktura a občanská vybavenost v okolí kanceláře zajistí, že zaměstnanci nebudou muset trávit velké množství času mimo práci cestováním. Při správném nastavení má home office má velkou výhodu ve větší kontrole zaměstnanců nad svým volným časem. Klasická kancelář potřebuje poskytnout dostatečné množství motivačních prvků, které tuto výhodu vyváží.

Hlas zaměstnanců nesmí být ignorován

Změny týkající se kanceláří je vhodné správně komunikovat se všemi zaměstnanci. „Pravdou totiž zůstává, že navrhnout prostory pro nový styl práce je jedna věc, připravit zaměstnance na jejich používání je věc druhá. Ostatně kanceláře jsou určeny právě pro ně, proto je třeba je do celého procesu ve správné míře zahrnout,“ upozorňuje Apolena Weissová, Workplace Consultant ze společnosti CAPEXUS. Základním krokem je seznámení zaměstnanců s funkcemi jednotlivých prostor. Na to lze využít newslettery, nástěnky, letáčky či například Q&A setkání.

Snadno použitelným nástrojem pro individuální změnu je Prosci ADKAR model, který blíže popisuje Jana Špačková, Partner ze společnosti Flexjobs Consulting: „Aby změna proběhla úspěšně, musí každý jednotlivec mít povědomí o potřebě změny, chuť se změny zúčastnit a podpořit ji. Zároveň nesmí chybět znalost o tom, jak změna bude vypadat, schopnost implementovat požadované chování a motivace změnu udržet.“

Podnájem jako nástroj pro ušetření nákladů

Co dělat, když firma úspěšně funguje na hybridním systému práce a má podepsanou dlouhodobou nájemní smlouvu na mnohem větší prostory, než aktuálně potřebuje? Nabízí se možnost podnájmu komerčních prostorů jiným firmám. Vztah mezi původním nájemcem a pronajímatelem v tomto případě zůstává beze změny, pouze dojde k vytvoření dodatečné podnájemní smlouvy s podnájemníkem. Samozřejmostí a nutností je však nejprve souhlas pronajímatele s takovýmto postupem.

Aktuální stav popisuje Petr Florián, Associate z Savills Czech & Slovak Republics: „Mnohé firmy prostory k podnájmu, zvláště v dnešní nejisté době, vyhledávají. Důvodem bývají podmínky pod tržní hladinou nájemného. Takové prostory však poskytují bohaté zázemí často i včetně nábytku či technologií bez nutnosti větších stavebních úprav. Z hlediska firmy, která své pronajaté prostory pronajímá, se může jednat o výhodný způsob, jak alespoň částečně pokrýt své náklady za nájemné a provoz svých kancelářských prostor. Využít podnájmu lze také například při nutnosti stěhování firmy do jiného města nebo městské části. Obecně se dá říct, že pronajímatelé většinou s podnájmem souhlasí, jelikož jejich vztah přímo s původním nájemcem zůstává beze změny. I přesto se musí počítat s náročnou administrativní stránkou podnájmu a nutností konsenzu všech 3 zapojených stran. To v určitých případech může vést ke zdlouhavým jednáním.“

Hledejte nové cesty

Koronavirus mění globální smýšlení v mnoha oblastech. Inovátoři v krizových obdobích vždy získávají výhodu do budoucnosti. Firmy musí hledat nové cesty a využít krizi k pozitivním změnám, a to včetně nových přístupů ke kanceláři. Ty nemusí nutně vést přes velké investice, ale ani přes absolutní úspory. Možnost využívat kanceláře zůstává z pohledu zaměstnanců klíčová z pohledu udržení firemní kultury, motivace a produktivity práce.

Lukáš Benzl

Lukáš se přes 18 let specializuje na tvorbu textů z technických a ekonomických oblastí. Ve společnosti CAPEXUS má jako copywriter zodpovědnost za zpracování referencí a psaní odborných článků, na kterých spolupracuje s odborníky napříč různými odděleními firmy. Osobně preferuje industriální design a zajímají ho rekonstrukce starých budov.

CAPEXUS

Od roku 2011 navrhla a realizovala společnost CAPEXUS designové kanceláře na klíč pro více než 400 firem od startupů po velké korporace. O váš projekt se od A do Z postará tým více než 100 specialistů z odvětví architektury, realizace, projektového řízení a poradenství v oblasti pracovního prostředí. CAPEXUS navrhuje kanceláře, do kterých se lidé těší.