Data, správná a včas k dispozici, na jejichž základě můžeme rozhodnout, tvoří základ pro jakýkoliv byznys proces. Už déle než 20 let jsou stále stejná místa, kam si pro byznys data chodíme.  Buď je to spreadsheet (většinou Excel) v rukou byznys analytiků, nebo reportingový systém spravovaný IT.

Oba přístupy mají zřejmé výhody. Flexibilita a rychlost, s jakou byznys uživatel, controller či analytik dosáhne výsledku, je při použití Excelu v porovnání s ostatními nástroji nesrovnatelná. BI systém zase dokáže procesovat velká množství dat, automaticky aktualizovat reporty a analýzy, udržet kontrolu a zabezpečit reportingový ‘ekosystém‘ firmy.

Obě cesty mají také velké nevýhody. Postavit BI tradičními IT projekty s sebou nese vysoké start-up náklady a byznys dostává hmatatelné výsledky až za dlouho, většinou až když potřebuje něco jiného. Navíc tyto projekty řeší 5 – 10% informačních potřeb byznysu (TDWI, Gartner). Ty zbývající potřeby jsou řešeny právě ve spreadsheetech - pro jednorázové, ad hoc, reporty a analýzy ideální a praktické řešení. Protože se ale výrazná část těchto dokumentů či reportů stane opakovanými a slouží jako zdroje pro další reporty a analýzy, dlouhodobé náklady takového reportingu silně kontrastují s jeho nízkými počátečními náklady.

Ještě před nedávnem tedy byznys (včetně financí) neměl moc na výběr – buď hodně investovat ihned s vysokou pravděpodobností selhání (víc jak polovina implementací BI se ve středně velkých firmách povede až na druhý či třetí pokus, TDWI 2013), nebo čelit vysokým nákladům a rizikům (provozním, bezpečnostním) později.

Dnes již díky intenzivní konkurenci na poli BI mají uživatelé a firmy na výběr nejen z více produktů, ale mohou začít budovat BI téměř okamžitě a hlavně s flexibilitou, kterou byznys potřebuje. Jinak řečeno, agilně. O agilním BI již bylo napsáno hodně, pokud se tento přístup používá správně a je podporován IT, tak zavádění BI s okamžitou hodnotou pro byznys a bez utopených IT nákladů může začít.

Dnes se zaměřím ale na samotný nástroj. Tím je poslední verze MS Excel, 2013. Ačkoliv se to běžnému uživateli či manažerům nemusí zdát, Excel v poslední verzi je plnohodnotným BI nástrojem nejen pro analytiky pracujícími nad obrovskými datovými kostkami nebo zdroji z různých databází, ale také nástrojem, se kterým lze BI začít budovat. Začít bez pořizování infrastruktury a složitých dlouhodobých smluv; začít a učit se co vlastně BI může doručit a zároveň BI doručovat.

Zkušenosti i studie ukazují, že dobré BI a úspěšné BI projekty mají jeden společný jmenovatel: začínají zevnitř firmy, z byznysu, u lidí, ne technologií.

PowerPivot (i Power Query a PowerView) poskytují byznysu volbu, která je praktická z krátkodobého i dlouhodobého pohledu. Jedná se pořád o Excel, který uživatelé znají a umí používat. Ostatně říká se (pokud vím, nebylo plošně měřeno), že nejčastěji používané tlačítko v jakémkoliv ERP, analytickém či BI nástroji, je export do XLS.

Benefity, které zkušený uživatel Excelu ocení okamžitě, jsou třeba:

• možnost pracovat s až 100 milióny řádků v jednom sešitu při zachování rozumné velikosti výkonnosti;
• pivotky a grafy nad několika tabulkami aniž by použil jedinou funkci VLOOKUP nebo INDEX+MATCH (v českém Excelu SVYHLEDAT a INDEX+POZVYHLEDAT);
• tvorba dashboadů a mashups nad několika datovými zdroji; třeba vzít mzdové náklady z účetního systému a data o počtu zaměstnanců z HR systému, nebo detailní data o prodejích a mnohem méně detailní budget
• používat standardní ‘finanční pohled‘ na čísla skrze kumulativní metriky MTD, QTD, YTD a porovnávat je oproti předchozím obdobím bez nutnosti si hodnoty ‘dotáhnout do buněk’
• tvorba analýz známých z pokročilých a drahých řešení, jako například měření aktivity zákazníků a identifikace takových, kteří pravděpodobně odejdou (Churn), implementace a počítání KPI jako např. noví zákazníci v daném období a alokace nákladů na tyto zákazníky.

Jakmile je Excel sešit s PowerPivotem připravený, stačí jej publikovat (Uložit jako …) na server. Může to být SharePoint (i v cloudu) nebo nově PowerBI v rámci Office365. Uživatelé reportu přes prohlížeč pracují s reportem dynamicky, mění filtry a vybírají si pohledy, které jsou pro jejich roli relevantní. Pokud nechceme, takový report nejde stáhnout ani editovat nepovolanými. Pokud je takto publikovaný report editován, vždy se ví, kdo a co změnil. A pokud je publikován i datový zdroj, není nutné report aktualizovat – prostě se zaktualizuje sám při použití. Tahle část, tedy publikace a sdílení s ostatními kolegy v rámci firmy, zcela jistě vyžaduje podporu a součinnost IT, ale s tou první můžete, pokud máte Excel, začít sami a hned.