Většina zaměstnavatelů se už někdy setkala s povinností – v případě vzniku překážky v práci na straně zaměstnance – poskytnout tomuto zaměstnanci pracovní volno a v určitých situacích i náhradu mzdy. Konkrétní situace, kdy zaměstnanci náhrada mzdy přísluší, jsou stanoveny zákoníkem práce.

V obecném zájmu

Mezi vybrané překážky v práci na straně zaměstnance patří i ty plynoucí z obecného zájmu – tedy související s výkonem funkce člena orgánu odborové organizace, rady zaměstnanců, volební komise nebo zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Dále sem spadá plnění povinností člena vyjednávacího výboru či evropské rady zaměstnanců, orgánu právnické osoby voleného za zaměstnance, vyjednávacího výboru a člena výboru zaměstnanců. Výčet završují překážky spojené s konáním akcí pro děti a mládež nebo s brannou povinností. Ve všech uvedených případech náleží zaměstnanci náhrada mzdy ve výši průměrného výdělku. Prostředky vynaložené na náhradu mzdy zaměstnanci za čas, kdy nebyl přítomen na pracovišti, však může zaměstnavatel žádat zpět.

Pokud je zaměstnanec podle zvláštního právního předpisu uvolněn pro překážku v práci z důvodu obecného zájmu, je právnická nebo fyzická osoba, pro kterou byl v době nepřítomnosti na pracovišti činný, povinna uhradit zaměstnavateli náhradu vyplacené mzdy. To však platí pouze v případě, že se zaměstnavatel s touto právnickou nebo fyzickou osobou nedohodl, že bude od refundace upuštěno.

Pro vznik nároku zaměstnavatele na refundaci je důležité splnění několika podmínek. Předně jde o faktickou existenci překážky v práci na straně zaměstnance z důvodu obecného zájmu a realizovanou výplatu náhrady mzdy zaměstnavatelem. Dále tento postup musejí umožňovat zvláštní právní předpisy: například zákon o obcích, krajích, hlavním městě Praze nebo volbách. A nezbytné je též následné podání žádosti o refundaci, případně uplatnění vzniklého nároku jiným způsobem.

Jak podat žádost

Klasickým příkladem překážky v práci na straně zaměstnance z důvodu obecného zájmu s nárokem na náhradu mzdy je pracovní volno související s akcí pro děti a mládež. Jde zejména o činnosti vedoucích tábora pro děti a mládež, jejich zástupců, vychovatelů, instruktorů, popřípadě středních zdravotnických pracovníků v táborech pro děti a mládež, a pro obdobné činnosti na sportovních soustředěních dětí a mládeže. Takovou akci musí pořádat právnická osoba, která je zapsaná ve veřejném rejstříku právnických a fyzických osob po dobu nejméně 5 let, a její hlavní činností musí být právě práce s dětmi a mládeží. Tyto skutečnosti prokazuje zaměstnavateli pro účely výplaty náhrady mzdy sám zaměstnanec.

Zaměstnanci pak náleží pracovní volno s náhradou mzdy až po dobu 1 týdne v kalendářním roce. Dobu 1 týdne (tedy 7 po sobě jdoucích dnů) lze počítat od kteréhokoli dne v týdnu. Náhrada mzdy i následná refundace se však proplácí pouze za dny, kdy by zaměstnanec jinak byl přítomen v zaměstnání. Další podmínka spočívá v tom, že zaměstnanec nejméně po dobu 1 roku před uvolněním pracoval soustavně a bezplatně s dětmi či mládeží (to neplatí u táborů pro zdravotně postižené). Splnění této podmínky zaměstnanec dokládá zaměstnavateli potvrzením od příslušného subjektu, jenž nemusí být totožný s pořadatelem. Konkrétní akce, na kterou se náhrada mzdy poskytuje, nemusí být vykonávána zaměstnancem bezplatně.

Zaměstnavatel má podle zákona nárok na úhradu poskytnuté náhrady mzdy ze státního rozpočtu. Jakmile o refundaci požádá (vzor žádosti najde na cssz.cz), poskytuje mu úhradu okresní správa sociálního zabezpečení podle sídla (místa trvalého pobytu) zaměstnavatele. Žádost by měla obsahovat výši náhrady mzdy, identifikační údaje zaměstnance, jemuž byla poskytnuta, konkrétní kalendářní dny, za které byla poskytnuta, a uvedení způsobu, jak má být refundace provedena (platební informace). Nesmějí chybět přílohy, jimiž zaměstnavatel dokládá poskytnutí náhrady mzdy a splnění příslušných podmínek.

I pro případ voleb

Refundaci lze využít též v souvislosti s nedávnými prezidenskými volbami, a to v případě, že zaměstnanec byl členem okrskové volební komise. Subjektem povinným k refundaci bude obec, v níž tato komise působila.

I tentokrát je třeba o refundaci požádat, nicméně žádost bude jiná než v předchozím případě. Nejjednodušší řešení spočívá ve vystavení daňového dokladu (faktury) zaměstnavatelem obci. Takto lze uplatnit nároky i u jiných subjektů a orgánů, které nemají předepsané vzorové tiskopisy. Obsahem daňového dokladu budou zaměstnavatelem vynaložené náklady na náhradu mzdy zaměstnanci. Daňový doklad by měl tedy obsahovat výši náhrady mzdy a identifikační údaje příslušného pracovníka. Případně se může objevit důvod (členství v komisi) a konkrétní dny, za které byla náhrada mzdy poskytnuta, stejně jako uvedení způsobu, jak má být refundace provedena (platební informace). Doporučuji přiložit potvrzení o výplatě náhrady mzdy zaměstnanci. Nakonec musí zaměstnavatel daňový doklad se všemi přílohami doručit obci, přičemž se osvědčují způsoby doručování se zajištěním informace o okamžiku doručení: datová schránka nebo doporučený dopis.

Před zasláním daňového dokladu obci se ovšem raději s jejími úředníky spojte a domluvte si konkrétní podmínky uplatnění refundace pro řádné vedení účetnictví jak obce, tak vás coby zaměstnavatele. Dohodnout lze i další administrativní záležitosti. Žadatel tím ušetří čas, který by jinak strávil doplňováním žádosti a dalšími kroky.

Povědomí o vzniku výše uvedeného nároku a způsobu jeho uplatnění může zaměstnavateli ušetřit nemalé finanční prostředky. Znovu však raději dodám, že k refundaci nedochází samovolně – je nutné podat žádost a doložit splnění zákonem stanovených podmínek.

Mgr. Ing. Jaromír Škára

Absolvoval Právnickou a Ekonomicko-správní fakultu Masarykovy univerzity a už více než 15 let se věnuje advokacii se zaměřením na firemní klientelu. Rád se stává dlouhodobým partnerem společností, jimž se snaží pomáhat se stejnou péčí jako lékař svému mnohaletému pacientovi – s důrazem na prevenci vzniku problémů, otevřenost a vzájemnou důvěru. Je tvůrcem a odborným garantem služby Zákony zavčas, která slouží jako právní antivirus a překladač v jednom: monitoruje legislativní změny a srozumitelně upozorňuje klienty na vše podstatné pro jejich podnikání.