Růst firmy se daří, ale klade to nároky na cash-flow - velcí dodavatelé, např. Google, vyžaduje platby předem, naopak zákazníci tlačí na dlouhodobé splatnosti. Musíte však zaplatit také ostatní externí dodavatele a zaměstnance. 

Společníci také chtějí pravidelně vidět a vědět, jak je firma zisková (jak vydělává) podle jednotlivých zákazníků a to až na úroveň jednotlivých zakázek, dále podle jednotlivých obchodních zástupců (aby je bylo možno správně odměňovat a řídit), u všeho porovnat skutečnost na prodejní plán. A ředitel firmy ing. Lukáš Kružberský chce také mít pod kontrolou režijní náklady, tzn. náklady, které nelze jednoznačně přiřadit ke konkrétní zakázce. Celkovým cílem společníků je vytvořený zisk rozdělit a ve skutečnosti poslat – ne pouze účetně vytvořit, ale de facto nemít na účtu skutečné peníze.

Ten, kdo takovou firmu řídí, potřeboval pravidelný manažersko-ekonomický reporting. Po účetní to požadoval připravit jednou měsíčně na velkou poradu. Účetní na přípravě podkladů strávila celé dva dny, vytiskla desítky nepřehledných stránek ze standardních reportů z účetního systému, s čísly a informacemi, které byly již druhý den neaktuální. Ředitel byl „slepý“ a už trochu zoufalý, kontokorent byl vyčerpán, dodavatelé požadovali platby, chyběl aktuální přehled pohledávek včetně těch po splatnosti. Co s tím? Najmout nového zaměstnance – controllera? Nebo rovnou finančního manažera? Vyplatí se to? Nebo koupit a zavést jiný účetní systém? Změní to něco?

Obrázek 1

V ten okamžik jsem byl ředitelem firmy osloven (jsme kolegové ze studií na VŠB-TU Ostrava a ze studentské organizace AIESEC), abych se na to podíval a zkusil zavést reporting ve své metodice, kterou jsem nazval JASPER (Jednoduchý Aktualizovatelný Srozumitelný Pochopitelný Ekonomický Reporting).

Po několika diskusích s paní účetní, s analýzou charakteru businessu a možností reportů z Pohody jsem vytvořil požadavek na 2. individuální sestavy – Výsledovka po zakázkách dokladově a Rozvaha po zakázkách dokladově (obrázek č. 1). Rozdíl od standardních sestav byl ten, že export do MS Excel je v databázové struktuře, co řádek, to účetní doklad (obrázek č.2). To umožňuje vytvářet a pracovat s kontingenčními tabulkami a vyhledávacími funkcemi. Stačí do reportingového souboru doplnit potřebné číselníky (zakázky, zákazníci, obchodní zástupci, plánovaná profitabilita zakázky, plánovaný obrat atd.) a vše propojit (obrázek č. 3). Technicky je to možné v excelu zpracovávat, soubor obsahuje na konci roku řádově 50 tisíc řádků. Reporting byl na světě.

Doba zpracování reportu se nyní měří v jednotkách hodin, zpracovává se jednou za dva týdny, podle potřeby na vyžádání. Obecně se dá říci, že když teče do bot (tzn. není dostatek finančních prostředků nebo když firma nedosahuje požadovaného zisku), nároky na reporting a jeho četnost se přímo úměrně zvyšují. Plánovaný obrat 300 milionů Kč za rok 2015 bude velmi pravděpodobně splněn včetně realizace plánované míry ziskovosti.

Obrázek 2

Reporting je ale živý organismus. Neustálé analyzování dat přináší další požadavky na jeho zdokonalování a zpřesňování, doplňování nových tabulek, ušití na míru businessu atd. To je možné, protože se jedná „pouze“ o soubor MS Excel. Najednou se účetnictví odkrylo a stalo se transparentním, tzn. není schované někde na počítači u účetní, vidí do něho více lidí a to sebou přináší vyšší kontrolu a požadavky na rychlejší, přesné a včasné účtování. Ale co víc, reporting nyní pravidelně dostávají i obchodní zástupci s jejich zákazníky a jejich daty vč. přehledu pohledávek. Jejich výkonnost rapidně vzrostla a pohledávky po splatnosti významně klesly.

Obrázek 3

Zkušenosti ukázaly, že zavést finanční, respektive manažersko-ekonomické řízení, není žádná velká věda a lze to udělat velmi pragmaticky, relativně jednoduše a levně. Ředitel firmy, potažmo top management ale musí chtít dosahovat výkonnosti (ziskovosti) firmy a mít pod kontrolou účetní data.

Zisk se nevytvoří sám. Vede k němu dlouhá a mnohdy trnitá cesta. I cesta k zisku může být cíl!

---------------------------------

Ing. Tomáš Kryštůfek

poradce, financni-rizeni.cz, cestakzisku.cz. V současné době pracuje jako Finance & Controlling Specialist pro farmaceutickou společnost Bracco Imaging Czech s. r. o. Vystudoval obor management na Ekonomické fakultě VŠB-TU v Ostravě. Během studia nabíral praktické zkušenosti v mezinárodní studentské organizaci AIESEC. Po ukončení studií absolvoval roční traineeship ve firmě Network Associates S.A. v Amsterdamu. Dále pak pracoval pro nadnárodní společnosti Saint-Gobain Sekurit s.r.o, Nestlé s.r.o. (divizi Nespresso) a pro českou rodinnou firmu Amirro s.r.o. Specializuje se na oblast metodiky, tvorby a implementace manažersko-ekonomického reportingu (JASPER), který je účinný pro řízení firem a dosahování jejich ziskovosti.