Vzestup inteligentní automatizace

Inteligentní automatizace není futuristický koncept – je tady a teď. Je to dobře zavedená technologie, která se již osvědčila v mnoha finančních odděleních po celém světě. Krása IA spočívá v její jednoduchosti a relativně krátkém životním cyklu implementace, což z ní činí ideální výchozí bod pro společnosti, které se vydávají na cestu digitální transformace.

Co však činí IA skutečně pozoruhodnou, je její schopnost integrovat a využívat různé technologie. Nejde jen o robotickou automatizaci procesů (RPA), ale o vytvoření ekosystému, který zahrnuje nástroje umělé inteligence (AI), jako je GPT-3 společnosti OpenAI, optické rozpoznávání znaků (OCR) a další pokročilé technologie. Tato synergie technologií umožňuje komplexnější a inteligentnější automatizaci, která posouvá efektivitu a úsporu nákladů na zcela novou úroveň.

Budování Business Case pro IA

Na rozdíl od mnoha složitých technologií je získání podpory pro IA poměrně jednoduché. Přínosy IA jsou jasné a vyčíslitelné - šetří čas, což se přímo promítá do úspory nákladů. Díky tomu jsou obchodní argumenty pro IA předvídatelné a snadno pochopitelné. A jak všichni víme, finančníci milují čísla, zejména pokud jde o diskuse o návratnosti investic (ROI).

Výhody RPA ve financích

RPA nabízí finančním oddělením řadu výhod. Zde je několik klíčových z nich:
1. Efektivita: RPA může automatizovat opakující se úkoly založené na pravidlech, čímž uvolní místo zaměstnancům, kteří se mohou soustředit na strategičtější činnosti. To znamená, že váš finanční tým může věnovat více času úkolům, které přinášejí podniku přidanou hodnotu, jako je strategické plánování a analýza, místo aby se zabýval rutinními úkoly.

2. Přesnost: Eliminací lidských chyb zajišťuje RPA vyšší přesnost finančního výkaznictví a analýz. To vede ke spolehlivějším finančním údajům, které jsou klíčové pro rozhodování a strategické plánování.

3. Dodržování předpisů: RPA může pomoci udržovat auditní záznamy a zajistit dodržování regulačních požadavků, čímž se snižuje riziko nedodržení předpisů. To je důležité zejména ve finančním sektoru, který je silně regulován.

4. Úspora nákladů: Automatizací úloh může RPA výrazně snížit provozní náklady. Jedná se o přímou úsporu, která může mít významný dopad na hospodářský výsledek společnosti.

5. Škálovatelnost: RPA lze snadno rozšiřovat nebo snižovat podle potřeb podniku, což zajišťuje flexibilitu a agilitu.

RPA v akci: Případy použití v oblasti financí a controllingu
Pro ilustraci síly RPA si uveďme několik případů použití:
1. Zpracování faktur: RPA může automatizovat celý proces od přijímání a ověřování faktur až po provádění plateb a aktualizaci záznamů. Tím se proces nejen urychlí, ale také se eliminují chyby a sníží náklady. To znamená, že váš tým pro závazky může zpracovat více faktur za kratší dobu a s menším počtem chyb.

2. Finanční uzávěrka a reporting: RPA může zefektivnit proces finanční uzávěrky tím, že automatizuje úkoly, jako je shromažďování dat, odsouhlasování a generování výkazů. Výsledkem je rychlejší a přesnější finanční výkaznictví. To znamená, že můžete rychleji uzavřít účetnictví a poskytovat včasnější finanční informace zúčastněným stranám.

3. Rozpočtování a forecasting: RPA může automatizovat sběr a analýzu dat, čímž se proces rozpočtování a prognózování stane efektivnějším a přesnějším. To znamená, že váš finanční tým může vytvářet přesnější rozpočty a prognózy, což může vašemu podniku pomoci přijímat lepší rozhodnutí.
Začněte svou cestu k automatizaci
Vydat se na cestu automatizace vyžaduje pečlivé plánování. Prvním krokem je výběr správných procesů pro automatizaci. Je nezbytné vybrat procesy, které lze automatizovat a u kterých by automatizace přinesla úspory. Například společnost Ective Automation nabízí bezplatný 75minutový workshop, který poskytuje podrobnou zprávu navrhující, které procesy jsou vhodné pro automatizaci, a tříletou prognózu návratnosti investic (ROI).
Pokud jde o zdroje, existují tři možnosti:

1. Outsourcing: Proces může být plně automatizován třetí stranou, čímž odpadá potřeba interních automatizačních zdrojů. To je dobrá volba, pokud chcete začít rychle a nemáte potřebné dovednosti ve firmě.
2. Learning by Doing: Interní zdroje se mohou učit souběžně se společností třetí strany a získávat praktické zkušenosti. To je dobrá možnost, pokud chcete rozvíjet své interní schopnosti a zároveň rychle využívat výhod automatizace.

3. Školení: Může proběhnout kompletní školení interních zdrojů, které umožní společnosti automatizovat procesy samostatně. Tato možnost je vhodná, pokud máte mnoho procesů k automatizaci a chcete si vybudovat silné interní schopnosti.

Výběr závisí na pipelinu. Pokud je třeba automatizovat mnoho procesů, má smysl školit interní zdroje. Pokud jich je jen několik, může být lepší volbou outsourcing. Záleží také na dovednostech týmu. Navzdory mýtu, že RPA nevyžaduje žádné kódování, to platí pouze pro jednoduchou automatizaci. Pro složitější procesy je výhodnější pokročilejší architektura.

Budoucnost financí s IA

Budoucnost financí je inteligentní. Díky integraci AI, OCR a dalších pokročilých technologií je IA nastavena na transformaci finanční funkce. Představte si svět, kde AI chatboti vyřizují dotazy zákazníků, technologie OCR zpracovává papírové dokumenty a RPA se stará o rutinní úkoly. To není vzdálený sen, ale realita, kterou formují společnosti jako například výše zmíněná Ective Automation.

Závěrem lze říci, že inteligentní automatizace, jejímž jádrem je RPA, mění pravidla hry pro finanční oddělení. Nabízí jasnou cestu ke zvýšení produktivity, efektivity a úsporám nákladů. Pro profesionály v oblasti financí je načase tuto technologii přijmout a využít jejích výhod. Koneckonců, všechno je to o číslech.

Eduard Shlepetskyy
Generální ředitel společnosti Ective. V oboru automatizace působí od roku 2014 a již čtvrtým rokem po sobě byl oceněn jako UiPath MVP (Most Valuable Professional), což je ocenění, které má méně než deset lidí na celém světě. Společnost Ective Automation, která sídlí na Slovensku a byla založena v roce 2018, se od té doby specializuje na služby inteligentní automatizace a realizuje automatizační projekty v Evropě, Asii, Austrálii a Severní a Jižní Americe.