Finanční plánování je důležitou a časově náročnou činností vyžadující zapojení celé řady osob. Jejím výsledkem by pak měl být kvalitně vypracovaný finanční plán zobrazující informace o budoucím vývoji aktivit podniku či peněžním hospodaření.

Význam finančního plánování v podniku

Plán by měl obsahovat rovněž i rozhodování o způsobu financování včetně jejich dopadu na finanční situaci podniku a v neposlední řadě také získávání kapitálu a metody jeho alokace. Plánování je tak řazeno mezi prioritní funkce řízení podniku stanovující jeho finanční cíle. Ty zahrnují maximalizaci tržní hodnoty a určují, jak jich lze dosáhnout při udržení finančního zdraví a dlouhodobé stability. Výsledný plán stanoví, zda bude podnik hospodařit s přebytkem či naopak bude nutné s dostatečným předstihem zajistit potřebný kapitál.

Finanční plán vychází z podnikové strategie a z uvážlivě zhodnocené kvalitní analýzy předcházejících skutečností. Obecně jsou pak plány sestavovány buď jako strategické (5–20 let), dlouhodobé (1–5 let) či krátkodobé neboli operativní (rozpočty) a měly by být co možná nejpřesnější.  Kompletní podnikový plán zahrnuje plánovaný výkaz zisků a ztrát, výsledovku, plánovanou rozvahu a plánovaný cash flow. Hodnoty v plánu jsou pak srovnávány s těmi skutečnými a míra jejich dosažení či překročení následně ovlivňuje hodnocení a odměny pracovníků na všech úrovních řízení. Splnění plánu, případně i jeho překročení, proto ve firmách bývá citlivým a někdy i vyhroceným tématem.

Mají firmy zabezpečený hladký průběh finančního plánování?

Z výše zmíněného je patrná důležitost finančního plánování v životě firem. I přesto se ale řada podniků při tvorbě plánů spoléhá toliko na Microsoft Excel, a to i přes fakt, že na trhu lze nalézt širokou škálu plánovacích nástrojů. Následující řádky proto pro mnoho firem budou výletem do minulosti, nicméně je třeba si připomenout úskalí, která čekají na členy plánovacích týmů odkázané pouze na tabulkové procesory. Z druhé strany pak prozkoumáme komfort využívaný uživateli specializovanějších softwarových nástrojů, pro které je Excel minulostí.

„Zpátky do minulosti?“ Bohužel stále ne pro každého.

Při výhradním použití Excelu naráží počáteční snaha o alokaci plánovaných cílů na celou řadu komplikací. Ty se projevují především v práci s výstupy a mezivýstupy plánování, kdy ne všichni uživatelé mají výsledky dostupné ve stejný čas. Zaměstnanci pracující na jedné části plánu mají tendenci vytvářet si vlastní lokální kopie pro přípravu a konsolidaci dat, a to i přes možnost pracovat pouze s jedním sdíleným souborem. Další kopie pak vznikají verzováním plánů či tvorbou what-if scénářů. Výsledkem je nepřehledné množství různých souborů kladoucích vysoké nároky na administraci.

Rovněž je třeba připočíst fakt, že uživatel provádí změny jen v určité kopii plánu a trasování změn i jejich autorů se tak stává nesmírně komplikovaným. Je sice možné jednotlivé soubory provázat, udržování a aktualizování těchto vazeb je ale velmi pracné. V případě jakýchkoli chyb pak pracnost narůstá geometrickou řadou. Konsolidace do finální verze plánu je pak o to náročnější a na členy controllingového týmu jsou následně kladeny zbytečně vysoké nároky. To se týká nejen kontroly dat, ale i vzorců, přičemž oboje probíhá bez možnosti automatické opravy z jednoho místa.

Samostatnou kapitolou je editace kalkulačních vzorců, kdy systematičtější řízení práv uživatelů na tuto editaci není zcela možné. Často dochází k situacím, kdy jeden z uživatelů upraví vzorec pouze na jednom místě, změny nepromítne do jiných aplikací vzorce a/nebo změnu neoznámí ostatním. Výsledky vzorců jsou pak odlišně interpretovány a v rámci celého plánu již nelze udržet jejich konzistenci a jednoznačnost.

Celkově selhává koordinované řízení uživatelských práv pro přístup k jednotlivým datům, v důsledku čehož se data mohou dostat tam, kam nemají. Celý proces tak neustále čelí bezpečnostním problémům; zde můžeme vzpomenout například únik detailních plánů personálních nákladů.

Pokud uživatelé chtějí speciální plánovací funkce využívat, závisí řešení na jejich schopnostech práce s Excelem, resp. na schopnostech pracovníků controllingu připravujících plánovací formuláře. Totéž pak platí i při potřebě analýzy dat či jejich vizualizace. Řešením je zde transformace excelových plánů a jejich přenos do podnikového datového skladu. Plány v Excelu nicméně v řadě případů postrádají vhodnou strukturu pro použití v roli datového zdroje, což opět zvyšuje náročnost a negativně ovlivňuje strukturu a přesnost plánů v reportech.

Je třeba také mít na paměti, že plánovací proces s dlouhými plánovacími cykly o délce týdnů i měsíců není pouze souhrnem každoročně se opakujících činností. S růstem firmy je totiž vývoj procesu podroben nesčetným změnám a růstu požadavků na detailnost a hloubku při zachování důvěryhodnosti i konzistence dat. I zde se pak projevuje neúměrná obtížnost excelového plánování, která jde ruku v ruce s vysokým rizikem nárůstu chybovosti. Uživatelé jsou tak nuceni mezi sebou komunikovat v daleko větší míře než při využití specializovaných nástrojů.

Obrázek 1.

Konec nočních můr

Když ale nakonec management firmy rozhodne zanechat Excel minulosti se všemi jeho slabinami a uvolní prostředky na nákup nového řešení, práce rozhodně nekončí. V ten moment totiž vyvstane otázka, co přesně od nového systému očekáváme a jaké nároky klademe na dodavatelskou firmu.

Co uživatelé nejčastěji požadují a co dodavatelé mohou nabídnout

Snadný a rychlý začátek

Jedním z nejčastějších požadavků většiny uživatelů je jednoduchost. Systém by tak měl disponovat dostatkem průvodců a nápověd popisujících jednotlivé kroky při nastavení i běžném ovládání. Uživatelé rovněž ocení širší výběr předpřipravených šablon, formulářů či grafů, případně i intuitivní seskupení nabídek do logických celků. Někteří klienti pak dávají přednost hotovým řešením bez nutnosti dalšího programování, zatímco jiní preferují možnost přizpůsobit si systém na míru či přidávat funkcionalitu během provozu.

Excel není vždy třeba opouštět definitivně

Zároveň s výše uvedeným ale platí, že řada uživatelů vymezujících se proti plánování v Excelu jej nechce opustit úplně. Na jednu stranu by sice rádi eliminovaly slabiny Excelu, zároveň jsou ale zvyklí na jeho funkce a nechtějí o něj přijít definitivně. Tento požadavek splňuje například řešení Targetty založené na excelovských formulářích doplněných o funkce, které v Excelu jinak chybí.

Targetty tak umožňuje zhodnotit do Excelu vložené investice a znalosti a přetavit je v komplexní plánovací nástroj. Výhodou jsou zde nižší nároky na zaškolení uživatelů a díky známým ovládacím prvkům má systém i menší nároky na IT podporu. Targetty rovněž nabízí širokou paletu funkcionalit typických pro plánovací proces včetně alokací nákladů či stanovování mezních hodnot pro simulace. Pro maximální intuitivnost jsou pak funkce přehledně zabudovány do uživatelské nabídky.

Obrázek 2.

Centrální ukládání dat aneb jedna verze pravdy

Při zadávání plánovaných hodnot tedy uživatelé nemusí opouštět známé prostředí Excelu. Zároveň mohou využívat výhody stabilnějších nástrojů, kdy lze data pro potřebné simulace automaticky načítat z primárních systémů, podnikového datového skladu či finančních datamartů. Výsledné finanční plány pak lze ukládat do databáze nástroje či přímo do datového skladu. Díky tomu daná organizace pracuje s jednou verzí plánů, odpadají problémy s nepřehlednou masou lokálně ukládaných souborů a celá administrace systému je tak ve výsledku výrazně jednodušší. Za zmínku stojí i fakt, že uživatelé nejsou omezeni počtem řádků či sloupců plánovacího formuláře.

Práce více uživatelů – kvalitnější plán

Centrální datové ukládání také umožňuje práci více uživatelů. Lze tak zapojit celý tým, jehož členové si mohou sdílet konkrétní verze a efektivně tak mezi sebou komunikovat.

Kalkulace

Centrálně jsou ukládána také kalkulační pravidla, kdy je každý vzorec uložen jen jednou a výsledky lze použít vícekrát. Změny v kalkulačních pravidlech mohou provádět jen centrálně oprávnění uživatelé, zatímco ostatní jsou o úpravách informováni.

Integrace účetní hlavní knihy pro snadné srovnání plánu se skutečností

Struktura účetní osnovy s dalšími dimenzemi je místo, kde se setkávají skutečné a plánované hodnoty. Data jsou zde přepočítávána na obraty na účtech, kdy je třeba zvažovat různé způsoby rozpuštění a časového posunu tak, aby hodnoty plánu v hlavní knize co nejvíce odpovídaly skutečnosti.

Denní loady hodnot skutečnosti umožňují průběžné porovnání s hodnotami plánu. Tvorba průběžně zpřesňovaných prognóz dle aktuálního vývoje i monitoring absolutních a poměrových hodnot jsou pak o poznání jednodušší.

Vytváření verzí a jejich porovnávání

Plánovací nástroje by měly podporovat vytváření dostatečného množství verzí, flexibilní modelování, vzájemné porovnávání verzí a jejich následnou konsolidaci. Nejčastější disciplínou je zde vytváření prognóz (forecastu), které se provádí spojením uplynulé skutečnosti a zbývajícího plánu. Zapracováním známých skutečností následně vznikne scénář, který velice přesně definuje výsledek sledovaného období. Porovnání forecastu a plánu je základním způsobem, jak se může management firmy dovědět výsledek plnění plánu.

Plánování oběma směry

Současné nástroje umožňují plánování jak shora dolů („top-down“), tak i odspodu nahoru („bottom-up“). První metoda je vhodná pro strategické plány, zatímco druhá se často využívá u operativních plánů. Ty je nicméně při správném nastavení možné vytvářet i první metodou, a to včetně rozpouštění plánovaných hodnot z centrály na pobočky a dalších detailů (dimenzí).

Workflow

U finančních plánů s víceúrovňovým schvalováním je často požadována možnost nastavit pro členy plánovacích týmů workflow jednotlivých úkolů. Úkol z nižší úrovně je tak po splnění odeslán na vyšší úroveň a systém informuje vlastníka úkolu následujícího. V případě, že by úkol nebyl splněn do zadaného termínu, pak notifikaci obdrží jak vlastník daného úkolu, tak i jeho nadřízený.

Bezpečnost

Jednotné ukládání dat umožňuje centrálně nastavovat přístupy pro oprávněné uživatele či jejich skupiny při zachování zvoleného workflow.

Nezávislost na kurzových změnách

Řada firem plánuje i vykazuje v různých měnách, což si žádá podporu jednoduchých přepočtů dle aktuálních změn kurzů či modelace plánů při využití různých kurzů.

Plán vždy a všude po ruce

V současné době jsou oblíbená cloudová řešení umožňující získat výstupy z procesu finančního plánování ihned. Tuto výhodu nejvíce využijí vedoucí pracovníci, kteří tak mají k dispozici výhledy finanční situace svých podřízených jednotek v přehledné formě.

Podaří se splnit úvodní očekávání?

Souhrn výše jmenovaných vlastností a funkcionalit plánovacích nástrojů zdaleka není kompletní. Dodavatelé nabízejí ještě mnohem více, zatímco zákazníci se nemusí omezovat pouze na nejčastěji uváděné přednosti. Jak už bylo zmíněno, řešení lze přizpůsobit přímo na míru dle potřeb zákazníka, pokud si nepřeje využít již hotové řešení s minimálními úpravami. To, zda výsledné řešení splní očekávání, ale závisí především na míře detailu, se kterou jsou v zadání specifikovány potřeby konkrétních plánovacích procesů.

Rovněž je třeba brát v potaz i to, zda se tyto potřeby podaří naplnit adekvátním řešením a zároveň bude vybrán správný dodavatel. Samozřejmě závisí i na samotném dodavateli, respektive energii a úsilí, se kterými se do implementačního procesu pustí s cílem splnit klientovy potřeby co možná nejlépe.

Nezbývá proto než popřát šťastnou ruku při výběru ideálního řešení, díky kterému se z finančního plánování stane příjemná a bezproblémová aktivita.

Ing. Barbora Pourová, MBA

Absolventka VŠE v Praze a MBA programu Université Jean Moulin Lyon III / IFTG. Působila na IT a finančních pozicích v českých i mezinárodních korporacích v oblasti utilit, výroby, bankovnictví i poradenství. Finančnímu plánování, budgetingu a forcastingu na straně zákazníka se věnovala jako Strategic Planning Manager v mexické společnosti Cemex, naopak na straně dodavatele se věnovala implementaci plánovacího nástroje konkrétně od firmy SAS v rámci projektu pro velkou pojišťovací instituci během působení v konzultační společnosti Neit Consulting. Aktuálně pracuje ve společnosti Solitea jako BI/DWH konzultant v týmu Datové analytiky mimo jiné zabývající se implementací plánovacího nástroje Targetty.