Možností, jak zpracování dat automatizovat, nabízí trh tedy poměrně dost. Informační technologie jsou ale jedna věc. Tou další, možná důležitější než technologie samotná, je zákaznický přístup poskytovatele, jeho kompetentnost v oblasti finančního řízení a snaha porozumět procesům svého zákazníka. Nakonec tady máme věc třetí, tu úplně nejdůležitější – správnou identifikaci procesů.

S identifikací a modelováním procesů za účelem správného nastavení manažerského informačního systému má řadu zkušeností Rostislav Sicha ze společnosti MITAS a.s. Požádala jsem ho, aby se o ně podělil i s našimi čtenáři.

Co si pod identifikací procesu představit?

Identifikace procesu vede k definici atributů, hodnotových polí a charakteristik, které jsou důležité nejen pro konstrukci informačního systému, ale zejména pro řízení samotného procesu. Dalším významným výstupem identifikace procesu je výběr objektů, na kterých se budou jednotlivé informace z procesu zaznamenávat (nákladové středisko, profit centrum, různé typy zakázek apod.). Dále, a to je možná vůbec nejdůležitější, je třeba definovat jednotlivé veličiny a jejich funkce v soustavě. To znamená určit, která veličina je výstupní, co je veličinou vstupní, co jsme schopni měřit, co nám způsobuje poruchy chování soustavy, ale zejména to, která veličina je pro daný proces řídící.

Předpokládám, že dalším krokem bude modelování procesu.

Je to tak. Pokud máme provedenu identifikaci, můžeme přistoupit k sestavování modelu daného procesu. To znamená sestavení vzorce chování jednotlivých veličin při změně veličiny řídící - akční. Důležitým parametrem modelu je reálný čas a jeho definice. Reálný čas představuje optimální časový interval, ve kterém měříme chování výstupní veličiny v závislosti na změně veličiny akční. Například můžeme měřit jaký vliv a jaký průběh v čase bude mít změna nákupní ceny suroviny na spotřební cenu při určitém objemu skladových zásob apod. Manažerský informační systém nám prostřednictvím reportingu poskytuje obraz o stavu a vývoji námi identifikovaných výstupních veličin. My pak můžeme prostřednictvím řídící veličiny regulovat chování procesu podle našich představ. Metodami ovlivňování řídící veličiny jsou např. metodiky Balance Score Card, Activity Base Costing a další. A právě postup zavádění těchto metod je aplikovaná identifikace procesu.

Na téma vymezení controllingových objektů a identifikace procesu jsme spolu připravili pro rok 2016 seminář. Mohou se účastníci těšit na nějaké konkrétní příklady?

Na semináři bude naznačen možný postup identifikace procesů za použití základních definic a principů, jako je definice logistiky, BEP, Paretova pravidla, analýza procesů pomocí rybí kosti aj. Naším cílem bude definovat vstupní, výstupní a řídicí veličiny. Také si vymezíme objekty, které budou tyto veličiny prezentovat v informačním systému. Cílem je funkční informační systém, který nám umožní smysluplné řízení procesu.

Můžeme to čtenářům přiblížit na nějakém jednoduchém příkladu?

Například: chceme řídit výši skladových zásob, tedy výstupní veličina daného procesu je skladová zásoba. Objekty pro tento proces jsou sklad, materiál, profit centrum, prodejní zakázka a výrobní zakázka. Vstupní veličinou je plán prodeje a jeho rozpad na prodejní zakázky. Řídící veličinou je plán výroby a jeho rozpad na výrobní zakázky. Reálný čas může být den, to znamená, že informační systém nám musí vracet report, který ukazuje oba plány a vývoj skladových zásob. Hodnotová pole mohou být kus a skladová cena.