Představte si, že by tyhle procesy fungovaly v podstatě samy, automaticky. Projděte si 6 praktických kroků, které vám ukážou, jak postupovat, abyste jednotlivé části procesu zautomatizovali.

1)     Distribuujte peníze zaměstnancům bezhotovostně

Jestli řešíte distribuci firemních prostředků hotovostí, nejspíš využíváte jednu z následujících dvou možností. Zaměstnanec používá svoje osobní finance a vy s ním následně zúčtujete, takže distribuce ani není nutná. Nebo ho zásobujete firemní hotovostí, kterou mu předává pověřená osoba z pokladny.

Co takhle hotovost eliminovat nebo ji zcela odstranit a využívat moderní a efektivní řešení v podobě karty? Je už zcela na vás, jestli si vyberete klasickou bankovní kartu nebo tzv. předplacenou.  V případě klasické bankovní karty vázané na váš firemní účet si nejspíš dvakrát rozmyslíte, komu ji svěříte.  Výhodou předplacených karet je právě i možnost jejich oddělení od firemního účtu, dále také snadná správa a pokročilé nastavení v podobě limitů, možnosti dobíjení apod.

Takovou proměnou prošla i produkční společnost Stillking Films, kde se jednalo převážně o distribuci hotovosti jednotlivým filmovým producentům, kteří u nás realizovali natáčení filmů například od společností Netflix, Amazon, HBO či Bavaria Films.  

„V současné době jsme ve Stillking Films díky řešení v podobě předplacených platebních karet omezili hotovost, jelikož je rozdáváme všemu personálu v podobě asistentů, producentů, kostymérů. Při zaplacení touto kartou se částka ihned automaticky propíše do aplikace, a tím mizí i riziko chybovosti ze strany producenta,“ uvádí Radek Wrana, finanční ředitel Stillkig Films.

2)     Mějte o výdajích přehled

Když platí zaměstnanec firemní výdaje v hotovosti, ať už ze svého nebo z pokladny, nevíte do momentu doložení účtenky, kdy, jak, kde, za co a za kolik vlastně platba proběhla. Nelze to zkontrolovat jinak než ex post po doručení podkladů účetní. Pokud k tomu nedojde, dáte buďto na dobré slovo zaměstnance, nebo mu částku strhnete ze mzdy. Spokojenost není ani na jedné straně.

V případě zaplacení jakoukoliv kartou je to však jiná písnička. Každá platba kartou automaticky představuje záznam o dané platbě, což znamená dohledatelnost a transparentnost. Nebude se tak už stávat, že by někdo utrácel firemní peníze, aniž byste o tom věděli.

3)     Digitalizujte informace a účtenky

Další část procesu sestává ze samotného doložení potřebných informací jak pro účely účetních, tak vedení. V praxi to většinou probíhá prostřednictvím shromažďování účtenek a faktur a doplněním firmou požadovaných informací k danému výdaji, například do nějakého excelu. Účtenky ještě zbývá naskenovat, jelikož rychle blednou, ale originály se uchovávají pro případnou kontrolu úřady.

Stejně jako se dá hotovost nahradit kartou, lze i papírové účtenky zdigitalizovat. Můžete je vyfotit na mobil, oskenovat, a pak s klidem vyhodit. Opravdu, nemusíte se bát, na finančním úřadě už je v papírové formě nepotřebují, pokud splníte určitá kritéria. Touto digitalizací usnadníte nejen samotný proces, ale i následné dohledávání, doplňování informací k danému výdaji, zkrátka vše důležité, co se výdaje, transakce a účtenky týče, najdete automaticky pospolu.

„Zaměstnanci v s. Oliveru dostali předplacené karty, na které jim můj tým nahrává potřebnou hotovost.  V momentě transakce okamžitě obdrží notifikaci vyzývající k nahrání účtenky a k doplnění základních informací, jako je např. nákladové středisko nebo čeho se výdaj týkal“, říká Robert Husák, CFO ve společnosti S. Oliver.

4)     Schvalujte online

Výdaje schvaluje zaměstnanci ve většině případů jeho nadřízený. Stráví tím tedy čas oba zúčastnění. Zaměstnanec vyplní žádost, odnese nadřízenému, ten ji buď stvrdí podpisem, nebo pokud neschválí a vrátí k doplnění, nezbývá než toto kolečko zopakovat.

Proces schvalování osekaný na virtuální prostor, to je hudba přítomnosti. K tomu může posloužit aplikace, která funguje na počítači nebo v mobilu.  Schvalujete elektronicky na dálku odkudkoliv, a pokud něco nesedí nebo je potřeba dodat doplňující informace, pošlete zaměstnanci zpátky k úpravám.

5)     Sbírejte data pro vyúčtování průběžně

Na konci měsíce většinou účetní nahání svoje zaměstnance a vyžaduje dodání leckdy poztrácených podkladů. Pak přichází stres, aby vše stihla v termínu, protože někteří jedinci ne a ne vše dodat.

Pokud dodání účtenek probíhá bezprostředně po zaplacení výdaje vyfocením nebo oskenováním, těmto problémům se předchází, a navíc má účetní možnost si vše zpracovávat průběžně. Ani urgovat kolegy už nemusí fyzicky, stačí případnou nespokojenost odeslat k doplnění.  Vše je pak přehledně uložené v digitálním archivu a zpětně dohledatelné ke kontrole.

„Už nikdo nezpracovává vyúčtování papírovou formou, ale každý využívá aplikaci. Z dlouhodobého hlediska to společnosti přineslo jednak úsporu místa pro archivaci dokladů, a také jednodušší práci s doklady. Účetní mohou dokonce pracovat z domova, protože doklady vidí v elektronické podobě přímo v aplikaci a nemusí jezdit do práce pro jejich papírovou verzi. Pro Stillking Films to znamená klid v účtárně a přehled o našich financích, “ uvádí výhody Radek Wrana.

6)     Provádějte vyúčtování automaticky

Zpracování dat a podkladů probíhá ve většině firmem v rámci vybraného účetního systému. Jak do něj ale data dostáváte? Jestliže je účetní přepisují ručně, lze jim ušetřit práci exportem dat ze systému, který budete pro tyto účely využívat, a jejich následným nahráním do daného účetního systému. Nebo to může fungovat úplně automaticky přes API propojení.

„V Charitě ČR se ale v používání aplikace posunuli ještě o krok dál a místo exportu dat v rámci vyúčtování a následného nahrávání do jejich účetního systému, funguje nyní systém přes API s účetním softwarem napřímo,“ komentuje implementaci takové změny Jitka Jandáková, vedoucí Ekonomicko-správního oddělení v Charitě ČR.

Kromě zaměstnaneckých výdajů se dají zautomatizovat i agendy kolem cesťáků. Princip je stejný, data zadáváte elektronicky, proženete schvalováním, doplníte výdaje z karty, přiložíte účtenky, vše propadne do vyúčtování, kde se to spočítá podle nastavených náhrad. Voilá, máte hotovo.

Zautomatizování celého procesu kolem zaměstnaneckých výdajů i cesťáků řešili ve společnosti Meopta – optika.

„Aplikaci začala firma „naostro“ používat v lednu 2022 a za půl roku zpracovala necelých 300 cesťáků a skoro 1000 zaměstnaneckých výdajů. Na rozdíl od minulých let vše probíhá automaticky. Účetní nemusí vypočítávat nic na kalkulačkách a na konci měsíce probíhá hromadný import transakcí do firemního ERP systému. Navíc se všechny cestovní náhrady touto formou lehce proplácí ve mzdě,“ pochvaluje si pan Tomáš Vágner.

Jelikož se jedná v podstatě o každodenní procesy, je až s podivem, v kolika firmách se ještě stále postupuje manuálně a neefektivně. Jednotlivé kroky na sebe navazují, a tak lze v podstatě jedním řešením pokrýt celou agendu od A do Z. Ze zkušenosti firem, které taková řešení využívají, víme, že na nich dlouhodobě oceňují benefity v podobě od ušetřeného času, peněz či nervů, především u účetních.

Ing. Petr Herzmann, MIM
Petr Herzmann je spolumajitelem investiční skupiny VIGO Investments a již několik let působí v roli CEO Direct Fidoo spadající do rodiny Direct. Jako CEO se věnuje především dalšímu rozvoji společnosti. Posláním Fidoo je automatizovat zaměstnanecké výdaje a usnadňovat tak život firmám, aby se mohly věnovat jejich businessu. Petr v minulosti sbíral zkušenosti v koncernu Johnson & Johson, ve Factory Pro, Unipetrolu, Spolchemii a v České pojišťovně, kde působil na pozici ředitele centrální podpory obchodu nebo v Direct pojišťovně, kde měl na starosti business development.