Národní divadlo je v mnoha ohledech určitě hodně specifická „firma“. Jaké jste měla představy a očekávání, když jste na Vaši pozici do Národního divadla nastupovala?

Národní divadlo je určitě v mnoha ohledech hodně specifická „firma“ a já bych spíš použila slovo instituce. Už jen to slovo totiž o jejím „vnitřním uspořádání“ hodně napovídá. Přišla jsem do divadla před 13 lety z komerční sféry a měla jsem dojem, že jsem ve společnosti, kde život plynul s minimálně desetiletým zpožděním. Národní divadlo je příspěvková organizace Ministerstva kultury ČR a jako státní instituce je zatížená obrovskou dávkou byrokracie, a ta každým rokem jen bobtná. Moje představy o divadle byly při nástupu hodně naivní. Během studia na FAMU jsem sice pracovala ve školním Disku a krátce také v Realistickém (dnes Švandově) divadle, ale Národní divadlo se čtyřmi scénami, obrovskými sklady, dopravou a vlastní výrobou kostýmů a dekorací je skutečně něco jiného. Po prvotním šoku jsem záhy zjistila, že v divadle už probíhá přeměna v „moderní společnost“ a bylo skvělé, že jsem se k tomu mohla přidat. Můj elán, nadšení, naivita a neznalost vnitřních procesů mi hned na začátku kariéry v divadle kupodivu pomohly přinést do jeho fungování nástroj na řízení divadelní činnosti. V roce 2010 jsme tak nahradili při plánování toho, co, kdy a kde se bude hrát nebo zkoušet, tužku a papír softwarem. Byla jsem nová, neústupná a nedbala jsem na emoce (přeci jenom těch je v divadle více, než v jiné firmě), tak trochu zjevení z jiné planety a ostatní v divadle nevěděli, co si o tom myslet a jak reagovat, a tak mi to „prošlo“. Každý, kdo si zaváděním nových nástrojů ve firmě prošel, mi dá jistě za pravdu, že právě překonání odporu ke změnám je minimálně 50 % úspěchu. Dnes už by nikoho nenapadlo plánovat jinak a tento software můžeme využívat nejen pro plány a obsazení, ale třeba i pro řízení topení a chlazení v jednotlivých objektech a místnostech. Takže už jsem si svou stopu v Národním divadle udělala, a i kdyby zítra někdo přišel s novou „revolucí“ v plánování a řízení divadelní činnosti, což se určitě stane, nemám se za co stydět.

Měla jsem svým způsobem štěstí, že jsem do Národního divadla nastupovala do uměleckého souboru Opery na pozici produkční. Mohla jsem si tedy vyzkoušet celý proces přípravy divadelního představení a všechny s tím související procesy. Vystřídala jsem v divadle i další pracovní pozice, než jsem zakotvila tam, kde jsem nyní. Dokonalá znalost „produktu“ je předpokladem pro úspěšné řízení jakékoliv firmy, ať už je to divadlo nebo pekárna, a chápání souvislostí a dopadů jednotlivých činností při tvorbě tohoto produktu, to je zkušenost k nezaplacení.

Jaké momenty zpětně hodnotíte jako klíčové ve Vaší kariérní cestě?

Je skvělé, že jsem na každé pracovní pozici měla někoho, od koho jsem se mohla učit, a hlavně někoho, koho jsem si mohla vážit a kdo mě „podržel“, a to zatím trvá. Bez toho by se mi rozhodně nepodařilo uspět v žádném z projektů, na kterých jsem se podílela. Výhodou je, když vás práce baví, a mě bavila vždycky, ale pokud nemáte v práci, která je týmová, štěstí na lidi, tak to nestačí. Já jsem to štěstí měla a považuji to za zásadní.

Pro mě osobně je pak hodně důležité mít možnost se učit nové věci, dělám to neustále. Učit se nové věci, zdokonalovat se a neustrnout, bez toho bych se jen těžko dokázala někam posunout. Ráda své nabité vědomosti také předávám dále, ale mám k tomu méně příležitostí, než bych si přála.

Stále více se hovoří o trendu digitalizace firemních procesů. Realita v českých firmách je ale mnohdy jiná a spousta podniků s digitalizací zatím nezačala nebo o ní dokonce ani neuvažovala. Jak je na tom Národní divadlo?

Pokud tuhle otázku položíte mým kolegům v divadle, dostanete odpovědi na celé škále spektra. Mnozí si myslí, že to s tou digitalizací přeháníme, že už je to za hranou, a další skupina má dojem, že silně zaostáváme a mohli bychom dělat více. Nechtěla bych paušalizovat, ale ta první skupina má blíže k vlastní umělecké tvorbě než ta druhá, a já to chápu a vůbec se nedivím.

Digitalizace se v současném světě skloňuje ve všech pádech. Stala se jedním z předních ekonomických témat. Protože nežijeme v bublině, nutně se nás toto téma také dotýká. Těch důvodů, proč se nás to týká, je hned několik:

-             Ať chceme nebo ne, jsme součástí státní správy, a to znamená byrokracie, formuláře, výkazy atd. Stát zjišťuje, že to, co má v současné době cenu zlata, jsou data. A covidová pandemie ukázala, jak moc stát digitalizaci potřebuje a musel si to uvědomit hned s odchodem prvního státního zaměstnance na homeoffice. Komerční subjekty to vědí už dávno a stát se teď snaží dohnat zmeškaný čas a tlak na získání informací/dat se bude jen zvyšovat.

-             Zároveň sílí i tlaky na transparentnost státní správy a Registrem smluv to nekončí. Na jednu stranu je to pochopitelné, když někomu dáváte své peníze, chcete vědět, jak s nimi naloží. Volání po transparentnosti a zpřístupnění informací má pak za následek vyšší důraz na výkaznictví a napojení se na systémy, které takovéto informace zprostředkovávají.

-             Vnitřním impulsem je snaha vypořádat se s tím vším, co jsem zmínila ohledně „tlaků zvenčí“ a nemuset při tom navyšovat vlastní byrokratický aparát. Naopak, dalším velkým mottem současnosti je „zeštíhlování“ (že se, ač hnán tímto mottem náš státní aparát vesele rozrůstá, je na samostatnou kapitolu). V našem případě to znamená měnit poměr sil ve prospěch umění, měnit strukturu a náplně jednotlivých profesí, odstraňovat rutinní procesy, automatizovat práci tam, kde je to možné.

-             V neposlední řadě jsme firma nezanedbatelných parametrů: miliardový obrat a víc než 1300 zaměstnanců a další tisíce externích spolupracovníků a s „klientelou“, která dokáže zaplnit i několik tisíc míst v hledištích denně. To jsou čísla, která by nám dokázala závidět leckterá firma z komerční sféry. Řídit efektivně takovýto kolos vyžaduje aktuální informace a daleko víc dat a čísel, než by se zdálo.

Osobně si myslím, že jsme na tom s digitalizací procesů celkem dobře, rozhodně máme dobře našlápnuto. Schvalovací workflow pro faktury, smlouvy a objednávky máme v elektronické podobě v divadle už od roku 2012, mnoho firem to začalo řešit až s covidem. Máme elektronický prostupový systém, a právě v období zpřísněných epidemiologických opatření a povinného testování nám právě čtečky na vstupech a elektronická docházka pomohly s obrovskou administrativní zátěží. Máme interní e-shop pro kancelářské a hygienické potřeby, což nejenom usnadňuje nákup napříč celým divadlem, ale hlavně zajišťuje dodržování podmínek zákona o zadávání veřejných zakázek. Oblíbila jsem si low-code a no-code programování a díky tomu pracujeme na digitalizaci procesů okolo nakládání s majetkem (vyřazování majetku, zařazování majetku, škodní události). Nově vytváříme i katalog nábytku, ve kterém si budou moci tvůrci vybírat nábytek z fundusu, a to nejen pro naše inscenace, ale i do dalších divadel, filmu atp. Jmenuji jen projekty, na kterých jsem se osobně podílela, kolegové pak např. pracují na projektu „udržitelnosti“, kde hraje digitalizace také velkou roli.  V neposlední řadě musíme vzpomenout i prodej vstupenek, které samozřejmě už mnoho let prodáváme i on-line.

Na druhé straně je toho hodně, kde máme ještě co dohánět. Například celá personální agenda nebo inventarizace – tam jsme sice před 5 lety začali, ale projekt jsme nedotáhli. Bohužel jsme s implementací byli pomalejší než vývoj a cesta, kterou jsme se vydali, se dnes ukazuje jako zastaralá.

Co Vás nejvíc baví na Vaší současné práci?

Baví mě rozmanitost práce, kterou dělám. Zabývám se controllingem, analýzami, ale i optimalizací procesů a jejich digitalizací. Dříve jsem byla „královna Excelu“, to už dnes nestačí nebo spíš ta práce už není jen o tabulkách. Budoucnost jsou interaktivní reporty, storytelling a automatizace. Jsem hrozně zvědavá, baví mě objevovat nové věci, řešit hádanky a skládat puzzle. Digitalizace procesů tohle všechno splňuje. Největší dobrodružství je ta práce hned na začátku. Rozklíčovat a popsat proces tak, aby se dal převést do řeči počítačů, je jako detektivka. Spousta falešných stop, typicky v podobě kroků, které nikam nevedou a dělají se ze zásadního důvodu „protože tak se to dělalo vždycky“.  Hledání těch správných „podmínek“, co se stane, když stisknu tlačítko, ve schvalovacích procesech začít uvažovat ve funkcích, a ne ve jménech a pořád se ptát, proč? Nepřestává mě to bavit.

Chtěla bych se do budoucna a doufám, že to nebude tak vzdálená budoucnost, věnovat i dalšímu tématu, které jde s digitalizací ruku v ruce, a to je správa dat, datový management. Hovoříme o digitalizaci, ale to je činnost, proces.  Vstupem a výstupem tohoto procesu jsou data. Data, která nám mají zprostředkovat nějaké informace. Jenomže ze syrových dat se ta informace dá někdy velmi těžko získat nebo pochopit, proto jsou tu reporty. Ráda bych proto do divadla přivedla i takové věci jako jsou master data a jejich správa, datové katalogy. V této oblasti ještě ani nejsme na startu.

Co Vám osobně pomohlo k tomu, prosadit, a hlavně realizovat u vás v divadle zavedení automatizace či digitalizace? Jaké jsou podle Vás největší překážky v digitalizaci?

Není to jen o jedničkách a nulách aneb lidé až na prvním místě. Už jsem o tom mluvila, vždycky jsou to lidé, mohou vám s prosazením pomoci a zároveň jsou největší překážkou. Všichni si uvědomujeme, že není možné se téhle „digitalizaci všeho“ vyhnout. Stěžujeme si na „odlidštění“ současného světa a děláme to na sociálních sítích za pomoci našich nových elektronických kamarádů v podobě mobilů a počítačů a ani nás tenhle paradox nezarazí.

Přesto se mnoho zaměstnanců digitalizace v organizaci obává. Důvodů je několik:

-             Každá změna v organizaci narazí na „skupinu odporu“. O tom, jak velká bude, rozhoduje úroveň vnitřní komunikace změn, protože máme kdesi v nitru zakódováno „že každá změna bude k horšímu“, pokud se nejedná o změnu, kterou sami iniciujeme.

-             Nízká digitální gramotnost – to je problém hlavně státní správy. Digitální gramotnost už dávno neznamená jen umět pracovat s Excelem a Wordem, je to o přístupu k technologiím, schopnosti se učit pracovat s aplikacemi a programy.

-             Nechuť učit se nové věci, strach ze selhání a strach, že by se mohlo „odhalit“, že něco nedokážu, nebo ještě hůře, že nejsem potřeba. Dnes už lidé neberou do rukou palice a nerozbíjejí stroje, které jim berou práci, dnes na to mají ESC a DELETE.

-             Strach, že mi přibude práce, což je svým způsobem strach oprávněný: musím se naučit novou věc a na to budu zpočátku potřebovat více času, při převodu procesu z analogového na digitální se může stát, že se některé činnosti přesunou z jednoho účastníka na jiného a jakkoli to je ku prospěchu věci a podporuje to logiku daného procesu, bývá to vnímáno jako „dělání práce za někoho“.

No a pak jsou tu ještě „falešná očekávání“:

-             Očekávání, že nový nástroj bude umět „všechno“ na kliknutí. Takhle to ale obvykle nefunguje. Při zavádění každého nástroje musíme většinou dělat kompromisy v tom, co bude probíhat automatizovaně a co bude vyžadovat naši práci (hlavním důvodem bývá poměr cena/výkon, jednoduše, co si můžeme dovolit a co můžeme oželet). Vždy se najde něco, co bude mít pro někoho „vady na kráse“. Je to stejné, jako když jsme doposud chodili pěšky, nyní máme motorku a remcáme, že bychom chtěli auto, přitom na auto nemáme peníze a ani dostatečně širokou silnici. Když prší, tak buď zmokneme, což nám nevadí, protože prší málo, nebo si vezmeme pláštěnku, což pořád stojí méně než nové auto.

-             Očekávání, že se změní komunikace mezi útvary tam, kde byly problémy i před digitalizací. Na úroveň dodávaných materiálů nebo rychlost a kvalitu reakce nemusí mít změna procesu vliv. Na některé věci je veškerá automatizace krátká a je to jen o přístupu jednotlivých osob

Myslím, že není univerzální návod na to, jak „bezbolestně“ zavádět digitalizaci a automatizaci do praxe. Existují ale příklady toho, co se osvědčilo. Uvádím pár příkladů, ale musím přiznat, že, se nám ne vždy daří je použít:

-             Komunikovat, vysvětlovat, edukovat – čím více, tím lépe a využít všechny dostupné kanály. Výhodou může být např. intranet. Informovat nejenom o tom, co se chystá, ale nabízet i možnost vzdělávání, školení, návodů… Mám místo, kam si mohu dojít pro odpověď, když nevím, na koho se obrátit.

-             Přesvědčit hlavně ty, o kterých vím, že budou mít se změnou největší problémy, využít neformální kanály napříč organizací, identifikovat ty, kteří dokáží být zapálení pro věc a „učit“ ostatní.

-             Nelhat, připustit, že některé věci nefungují tak, jak bychom chtěli, připustit, že to zpočátku bude znamenat více práce, připustit, že je možné, že bude nutné se dokázat naučit nové věci a že pokud ne…

-             Absolutní podpora vedoucích pracovníků, bez podpory „shora“ se těžko prosazuje jakýkoliv projekt.

Je to a vždy to bude hlavně o lidech, jejich přístupu a ochotě změnit zajeté postupy a způsob myšlení. Tento proces je mnohem složitější než pouhé zavedení nového nástroje. 

Oblíbila jsem si pojmenování „Divadlo v době digitální“, to mi totiž pořád připomíná, že to poslední, o co bychom měli usilovat je digitální divadlo. Tvoříme živé umění a nechme ho živé, digitalizujme jen ty spojnice s okolním digitálním světem.  Vím, že se ten digitální svět prolíná tím uměleckým, ale ponechme si ostrovy „digitální abstinence“.

Jaký je Váš nejoblíbenější způsob relaxace? Je to třeba i divadlo, nebo si od něj potřebujete také odpočinout?

Do divadla chodím pořád ráda, zatím se mi nepřejedlo. Na dobré představení jezdím ráda i mimo Prahu nebo i za hranice ČR. Největší relaxace je pro mě ale cestování. Ti, co mě znají, vám řeknou, že jsem digitální fanatik a asi mají pravdu, počítač si beru i na dovolenou. Možná právě proto jezdím ráda v létě do hor a objevuji jejich krásy pěšky nebo na kole. Prostě příroda, kam se podíváš. Snažím se být aktivní každý víkend, dlouhé procházky, kolo, golf – to je moje ideální relaxace.

Máte nějaké pravidlo, kterým si usnadňujete život? 

Neodkládat nepříjemné nebo složité věci. Být vstřícná a ochotná pomoci, mít „prozákaznický“ přístup i ke kolegům. Být líná dělat zbytečnou a rutinní práci, často zjistíte, že není potřeba (stačí se jen zeptat) a ta rutina se dá skoro vždycky automatizovat. Nepřestávám se ptát, jestli není možné to, co dělám, dělat lépe a ušetřit čas na to, co je opravdu důležité. Svou práci mám hodně ráda, ale trávit v ní 10 a více hodin denně už nechci, to už mám za sebou. Navíc si myslím, že je dobré mít i jiný život, než jen ten pracovní

Děkuji za rozhovor
Michaela Pokorná
CAFIN 

Ing. Dagmar Růžičková

Dagmar Růžičková pracuje více než deset let v Národním divadle, v současné době na pozici vedoucí odboru ekonomiky a administrativy technicko-provozní správy. Má též bohaté zkušenosti z managementu v privátní sféře, v oboru postprodukce reklamních spotů, event managementu a výstavnictví (výstavba stánků zejména pro automobilový průmysl na prestižních autosalonech, Ženeva, Paříž, Frankfurt atp.). Vystudovala vnitřní obchod na Vysoké škole ekonomické a produkci na FAMU se zaměřením na organizaci divadelního provozu.