Co si vlastně máme pod pojmem „řízením krátkodobého cash flow“ představit?

Jednoduše řečeno se jedná o hlídání schopnosti firmy hradit své závazky ve správný čas a zajistit si k tomu odpovídající příjmové platby. Zajištění platební schopnosti firmy je základním předpokladem pro její existenci.  Cílem této agendy je pravidelně zajišťovat výhled vývoje peněžních příjmů a výdajů na nejbližší období, včas upozornit na hrozbu chybějících peněžních prostředků a připravovat kvantifikaci dopadů různých možných opatření.

Z laického pohledu se uhlídání výdajů a jejich sladění s příjmy nezdá nikterak složité, koneckonců každý to známe z osobního života.

Základní rozdíl je v tom, že zatímco v domácnosti se jedná o několik málo plateb a zpravidla máme v poměru k nim dost výraznou rezervu ve formě úspor na případné výpadky příjmů, ve firemních podmínkách se jedná o ohromný balík plateb za rok a jejich uhlídání a sladění v čase zdaleka tak snadné není. Většina firem také nebude disponovat v poměru k peněžním tokům nějakou výraznou hotovostní rezervou. Nastavení správných platebních podmínek u obchodních zakázek na straně zákazníků i dodavatelů a jejich sladění s možnostmi financování z interních nebo externích zdrojů je proto nesmírně důležité.

Řízením ekonomiky a financí ve firemní praxi jste se zabýval přes 25 let. Máte nějaké „tajné tipy“ pro firmy, které se v současné krizi snaží zvládnout cash flow?

Možnosti se samozřejmě liší případ od případu a jistě bude mnoho případů, kdy se firmu zachránit nepodaří. Neměli bychom však dát svou kůži lacino. V české praxi například není příliš běžné aktivní využívání platebních skont na vstupu i na výstupu. Setkal jsem se s nimi spíše výjimečně u firem s vlastníky z německy mluvících zemí, kde je to naopak velmi běžná praxe. Pokud mají odběratel a dodavatel výrazně odlišný přístup ke zdrojům financování, může se jednat o velice efektivní nástroj, jak na principu „win-win“ zajistit oboustranně výhodný kontrakt. Např. pokud máme zákazníky s výborným přístupem k financování, může nabídka slevy výměnou za okamžitou úhradu přinést do firmy chybějící peníze. Platí to samozřejmě i na straně nákupu. Ve vztahu k obchodním partnerům ale i k bankám se mi osvědčila maximální otevřenost a včasná komunikace očekávaných problémů.

V čem vidíte hlavní praktické problémy v přípravě podkladů pro řízení krátkodobého cash-flow?

Po nástupu integrovaných ERP systémů do firemní praxe velmi pomohl automaticky vytvářený platební kalendář, který typicky na základě evidence došlých a vydaných faktur, popř. i objednávek poskytoval informace o očekávaných peněžních tocích až na denní bázi i s rozlišením měny. To je v podmínkách stovek vydaných a přijatých faktur denně obrovská pomoc. Nicméně ne vždy jsou platební podmínky na dokladu přesně dodržovány, spíše naopak. Sestavy platebních kalendářů zpravidla neumožňují zapracovat informaci o skutečném nebo očekávaném chování obchodních partnerů. Celá řada výdajových, ale i příjmových plateb (např. platby mezd, investiční výdaje, DPH, ostatní příjmy…) navíc nebývá evidenčně v ERP systémech podchycena.

Takže vyexportovat data z faktur do excelu a ručně opracovávat a doplňovat data?

Přesně tak. Pokud měl být vytvořen vypovídající pohled o platbách na nejbližší dny a týdny, jednalo se o poměrně úmornou práci v excelu. Kromě rizika chybovosti byl problémem i dlouhý čas potřebný k sestavení i zapracování případných změn. Při projednávání a schvalování plateb na platební komisi se zpravidla vyskytly další okolnosti, se kterými jsme v plánu nepočítali, a jelikož by nám jejich zapracování zabralo další hodiny práce, tak finální rozhodnutí byla z větší či menší části opřena o intuici a odhad. Pokud se firmě dařilo a s cash flow problémy nebyly, bylo to samozřejmě jednodušší než v dobách vypjatějších.

Troufám si říci, že v podmínkách digitalizace světa kolem nás máme právo od podnikových informačních systémů požadovat více. Třeba chytrou „appku“, v níž tak maximálně odsouhlasíme navržené řešení.

Jsem skromnější. Samotná myšlenka převodu disponibilních informací, jako jsou např. došlé a vydané faktury, jejich doplnění a transformace do finálního výhledu jako podkladu pro manažerskou diskusi, mně jako taková zcela vyhovuje. Úplně stačí systém, který čerpá maximum z evidence v rámci prvotního ERP systému a současně umožňuje pohodlně a rychle upravit pro potřebu manažerského systému určité parametry. Nicméně důležité je, aby možnosti úprav odrážely způsob uvažování nad problémem.

Můžete být konkrétnější?

Uvedu příklad: Prodáváme do firem patřících do jednoho koncernu a koncern se dostane do platební neschopnosti. Když se dozvíme informaci, že mé pohledávky po splatnosti za zákazníky z tohoto koncernu budou uhrazeny podle určitého splátkového kalendáře, chtěl bych mít možnost tuto informaci do svého krátkodobé cash flow pohodlným způsobem promítnout. Tedy ideálně mít místo excelu systém, do kterého mohu během pár minut zadat platební kalendář pro skupinu zákazníků a skupinu pohledávek. Pokud bych tento problém řešil v excelu, budu nejspíš muset upravit původní zdrojová data tak, že každou z příslušných faktur budu muset rozepsat na několik dílčích plateb s určitým datem splatnosti. To může být práce na hodiny. Navíc může existovat více variant, jak na tuto předpokládanou (téměř jistou) situaci reagovat, např. tím, že si dočasně navýším úvěrovou linku u banky nebo si vyzkouším, jaký vliv by mělo, pokud zaplatím některým svým dodavatelům o týden později. Na platební komisi pak mám připraveno několik variant scénářů budoucího vývoje a jsem flexibilně schopen doplňovat další a další.

Jak se dá obhájit pořízení nového systému na řízení krátkodobého cash flow právě nyní, kdy přirozenou reakcí firem nejspíš bude „šetřit, kde se dá“?

To je samozřejmě zcela regulérní úvaha. Nicméně je třeba si uvědomit dvě skutečnosti: Za prvé se zde jedná o nástroj, který míří přesně na místo, kde firmu tlačí bota. Firma, která se intenzivně zabývá možnostmi záchrany svého cash flow, bude jeho absenci ve velmi krátké době pociťovat. Za druhé platí, že pokud dokážeme dobře predikovat a tím i řídit cash flow, dokážeme s našimi obchodními partnery vyjednat lepší obchodní podmínky. U většiny středních a velkých firem je sledována „bonita“ agenturami jako např. ATRADIUS, COFACE, CRIF… a na základě toho je firmě vystaven rating. Ten dává informaci na trh, jak „bezpečné“ je s danou firmou obchodovat a jestli jsou jejich pohledávky pojistitelné. A jedním z klíčových údajů, které tyto agentury zahrnují do svého hodnocení, je platební morálka firmy. Každá ekonomická krize s sebou zkrátka nese hrozby, ale i příležitosti, jak úspěšně zvládnout řízení procesů ve firmě.

Navštivte nás na webu https://www.inekon-systems.cz/cz/produkty/zachrante-svoje-cash-flow/, kde si kromě shlédnutí videoprezentace můžete vyzkoušet také demoverzi nástroje pro krátkodobé řízení cash flow.

Děkuji za rozhovor!

Daniel Báča, CAFIN