Nabídka nástrojů z oblasti BI je dnes velmi široká. Tento segment patří v rámci podnikových informačních systémů mezi nejrychleji rostoucí. Podle jakých kritérií k výběru vhodného řešení přistupovat?

Předně je třeba říci, že zavádění BI řešení je vždy velmi ostře sledovaným projektem. A to z toho důvodu, že přímým uživatelem je obvykle nejen celý top management, ale zpravidla také majitel firmy. Z tohoto pohledu tento projekt nesmí být podceněn, neboť v sázce je renomé sponzora, kterým velmi často bývá právě CFO. Je proto žádoucí, aby jak ve fázi výběru vhodného řešení, tak i při implementaci byla nastavena jasná struktura jednotlivých kroků, zaručena jejich logická provázanost a vhodným způsobem prodiskutovány a uzavírány jednotlivé etapy.

V první fázi je třeba stanovit procesní oblasti, které by měl nový systém pokrýt. V praxi se nejčastěji jedná o plánování, reporting a datové analýzy. Za kvalitní BI řešení považuji nástroje, které všechny tyto oblasti dokáží integrovat; s takovým řešením se totiž plánování stává skutečným nástrojem řízení a přestává být trpěným zlem. Mnoho firem se však rozhoduje pro řešení pro reporting a datové analýzy a plánování zůstává buď v excelovských sešitech nebo dříve vyvinutém systému a do analytické a reportingové vrstvy se pořizuje jen výsledný plán dávkou.

Dále je třeba také ujasnit, jaké liniové oblasti by měl systém pokrývat a na základě toho určit správný počet správných licencí. Pokud se také jedná o výběr řešení pro skupinu, je třeba řešit také otázku umístění a administrace serveru i vhodné serverové licence. Řada výrobců nabízí serverové licence, které je možné funkčně vrstvit od základní technické provozuschopnosti až po plnou serverovou konfiguraci. Pochopitelně, že v základní konfiguraci není podporována celá řada funkcí zejm. v oblasti týmové spolupráce, které pak v reálném provozu citelně chybí.

Z hlediska porovnání jednotlivých řešení je třeba se zaměřit na provozní detaily. Např. kvalitní analytické nástroje, tedy ty s rychlou dobou odezvy a uživatelským komfortem nad velkými objemy dat, bývají slabší v oblasti reportingu. Reporty z nich sice vyrobíte snadno, ale pokud k reportům chcete efektivně připsat jako controller komentáře, u některých řešení narazíte.

A především: Systém na zlepšení kontroly spotřeby zdrojů by ale neměl být dražší než potenciální úspora z této kontroly plynoucí.

Na trhu jsou v současné době také rodiny řešení, které do popředí svých výhod stavějí velmi nízké náklady na implementaci a samoobsluhu business uživatelů.

Ano a zpravidla to tak také je. Na druhou stranu je třeba si ale uvědomit, že tvorba aplikace s sebou vždy nese určité nároky na zdroje v podobě odčerpání kapacit byznys uživatelů od řídících úloh. Je proto třeba důkladně zvážit, zda taková kapacita ve firmě je reálně vůbec k dispozici. V opačném případě je třeba ji přikoupit v podobě dodavatelské služby. Přidanou hodnotu bych viděl především v tom, že v případě těchto řešení zákazník není závislý na konkrétním partnerovi nebo partnerech daného řešení, což Vám dává vyšší volnost v rozhodování, zda si úpravy zajistí zákazník externě nebo interně v obdobích s volnou kapacitou. I když – v případě finančního controllera těchto období ve většině případů bude jako šafránu.

Jaká je role externího konzultanta?

Informační technologie jsou stále pro manažery do jisté míry zahaleny rouškou tajemství. Přirovnal bych to k finanční gramotnosti, což je problém, jehož důsledky mohou být v delším období velmi nepříjemné. Gramotnost v oblasti podnikových informačních systémů přitom není o mnoho vyšší. Odborníci, kteří dokáží účinně propojit svět finančního řízení, projektového řízení a podnikových dat, většinou chybí.

Současná doba je charakteristická přetlakem nabídky prakticky ve všech oborech, Business Intelligence nevyjímaje. Většina firem nabízejících BI řešení zastupují zahraniční výrobce softwaru, které zajímá především počty prodaných licencí za rok. Čím více licencí v daném teritoriu prodáte, tím lepší finanční podmínky docílíte. Ve skutečnosti máte za těchto podmínek velmi malý finanční prostor. Dnes je obrovský tlak na výsledky a na marže, nelze se proto divit, že prodejci chtějí především prodat co největší počet licencí.

Model zapojení externího konzultanta není nikterak neobvyklý. Pokud stavíte elektrárnu, kromě investora a dodavatelů je součástí projektu také dozor investora, který je na dodavatelích zcela nezávislý a dohlíží na řádné respektování zájmu investora.

Přirovnal bych roli externího konzultanta k roli stavebního dozoru na stavbě. Cílem je, mít partnera na své straně, tak aby se zákazník nestal „fackovacím panákem“ dodavatele. Je třeba si uvědomit značnou informační asymetrii mezi implementátorem daného řešení a konečným zákazníkem. Také uvědomit si potenciální úzká místa v projektu a sjednotit potřeby s výstupem ve formě jasného zadání pro implementátora je nesmírně důležité stejně jako účinné projektové řízení, srozumitelnou komunikace nevyjímaje.

Jaký profil by měl mít zástupce investora v projektu implementace BI?

Ideální je odborník s porozuměním potřebám finančních manažerů a majitelů firem. Měl by mít solidní znalosti a zkušenosti ve finančním a nákladovém controllingu a rozumět principům toku podnikových dat v procesu měření ziskovosti. A to přesně v tomto pořadí. Cílem je mít i v BI vrstvě systém, který zpřístupní majitelům a manažerům informace ve formátu, který jim ušetří čas, neboť ten je u vrcholových manažerů velmi nedostatkovým zdrojem.

Děkuji za rozhovor. Rozhovor vedla Lenka Písařovicová, CAFIN.