LeP: CAFIN ve spolupráci s Controller-Institutem letos uskutečnil dotazníkové šetření rozšířenosti nástrojů Business Intelligence (BI). Co konkrétně si pod tímto pojmem představit z pohledu controllera?

DB: Definic BI je celá řada. Z pohledu controllingové praxe považuji za podstatné to, že tato řešení v sobě propojují tři základní pilíře činnosti controllera: plánování, manažerský reporting a analýzy. Role plánování se v posledních letech velmi změnila s tím, jak se zhoršila předvídatelnost chování trhu – zákazníků i konkurentů. Tradiční model ročního plánování je třeba proto nahradit flexibilními forecasty na kratší období, které průběžně reagují na měnící se podmínky a definují opatření pro dosažení stanovených pevných cílů. Sestavování forecastů ale pochopitelně nemůže firmám trvat týdny či měsíce, jak je to celkem běžné pro roční plán. BI v oblasti plánování a forecastování přináší výrazné zrychlení procesu plánování a tím vrací plánu jeho koordinační a řídící funkci v rychle se měnícím prostředí. Analytické funkce pak umožňují flexibilní sestavování pohledů na data při hledání příčin odchylek bez nutnosti úkolování pracovníků z IT. Důležité je, že plánování, reporting i analýzy probíhají v jednotném prostředí a nad aktuálními daty. Do oblasti standardních manažerských reportů BI přináší především automatizaci tvorby a distribuce a tím úsporu času při jejich sestavování a také stejná data – tedy jednu verzi pravdy – pro všechny útvary ve firmě.

LeP: S čím se firmy obvykle musí vypořádat na cestě k funkční aplikaci BI?

DB: Většina firem začíná budovat budoucí BI systém od interního manažerského reportingu podle požadavků jednotlivých manažerů. Typický pro tuto fázi rozvoje je velký podíl manuální práce a velká časová náročnost pro vytvoření a distribuci reportů, která se s nárůstem objemu požadavků stává úzkým místem. Jeho řešením je nasazení automatizovaných procedur (excelovské aplikace s makry apod.), popř. také decentrální pořízení desktopových analytických aplikací, které jsou robustnější alternativou excelu. Příznačné pro tuto fázi nasazení BI je velké množství decentrálně spravovaných reportů a s tím spojená pracnost jejich údržby a omezení při spolupráci více týmů či oddělení, kdy různé zdroje dat a různé metodiky vedou k různým číslům a tedy „různým verzím pravdy“. Řešením tohoto problému je centralizovaný serverový BI nástroj, který je obvykle spojen s vytvořením datového skladu, v němž jsou uložena správná a transformovaná data z různých primárních informačních systémů. Ani s vybudovaným datovým skladem by však firma neměla usnout na vavřínech: dalším problémem je zajištění centrální správy dat (např. centrálně řízená dávková aktualizace číselníků), tak aby nemohl např. jeden zákazník být v různých systémech evidován pod více jmény (např. s velkým a malým písmenem, s překlepem v názvu apod.). V neposlední řadě je pak třeba neopomenout nárůst objemu dat v datové skladu a tedy efektivní způsob archivace starších záznamů, tak aby systému zůstal zachován přiměřený čas odezvy.

LeP: Vraťme se k výsledkům průzkumu. Jaký je postoj českých firem k zavádění nástrojů BI?

DB: Bylo pro mě příjemným zjištěním, že většina respondentů považuje oblast BI ve své IT strategii za důležitou, přičemž cca čtvrtina z respondentů za nepostradatelnou. Dnešní ostrý konkurenční boj o každého zákazníka a každou zakázku nutí podniky zpřesnit své rozhodování a opřít se o pevná fakta i v oblastech, kde tradičně stačily zkušenostní hodnoty a manažerská intuice. V souladu s tím většina účastníků průzkumu má nebo plánuje maximálně do 2 let nasazení nástroje z oblasti BI.

LeP: Podle jakých hlavních kritérií by měly firmy vybírat své řešení pro BI?

DB: Ponechám-li stranou čistě technické faktory, tak z pohledu controllera je zásadní rozhodnutí, zda BI systém má podpořit všechny tři funkce, tedy plánování, reporting a analýzy, nebo pouze reporting a analýzy. Pokud má firma záměr – i jen do budoucna – přejít na efektivní řešení pro plánování, musí vybírat z nástrojů založených technologicky na OLAP databázích podporujících čtení i zápis. Pro manažerský reporting a analýzy však existuje na trhu řada velmi výkonných aplikací, které speciální OLAP databázi nevyžadují. Právě tato řešení pracující technologicky na tzv. in-memory analýze, jsou velmi lákavou alternativou, neboť při jejich implementaci odpadá nutnost vytvářet drahé a relativně málo flexibilní datové kostky. Povahou své implementace se podle mého názoru velmi blíží krabicovým kancelářským aplikacím jako je excel nebo access a po krátkém zaškolení je mohou plnohodnotně obsluhovat i business uživatelé.

LeP: Jaké jsou současné trendy či novinky v oblasti BI?

DB: BI je nejrychleji rostoucí oblastí v rámci podnikových informačních systémů. Velmi dynamicky se rozvíjí podpora týmové spolupráce, tedy funkce umožňující komunikovat o reportech a analýzách vzdáleně (např. instant messaging k objektům). Dále bych zmínil mobilní reporting, tedy BI aplikace pro mobilní zařízení jako je smart phone nebo tablet. V neposlední řadě se potom jedná o analýzu nestrukturovaných dat, především textu, a s tím související fenomén „big data“, tedy zajištění výpočetního výkonu pro zpracování velkého objemu dat.