"Pošlu vám to, až budu u počítače"

Toto je věta, která postupně mizí ze slovníku všech produktivních lidí. Díky cloudovým úložištím můžete jednoduše a odkudkoli přistupovat ke všem firemním datům.

Microsoft SharePoint a OneDrive

Pokud máte ve fi rmě Microsoft 365, již máte k dispozici sdílené úložiště. Na týmová data je SharePoint, individuální uživatelé mají pak každý svůj OneDrive. Nainstalujte si do mobilu obě tyto aplikace a vyzkoušejte si jejich používání, zejména otvírání a posílání dokumentů. Vaše produktivita na cestách se skokově zvýší.

Google Workspace

Hodně firem místo Microsoft 365 volí cestu Google Workspace. Součástí je Google Drive. K datům můžete jednoduše přistoupit přes aplikaci v mobilu. Stačí jen pár minut cviku a umíte to. 

Dropbox

Některé fi rmy používají Dropbox, což je skvělé a robustní řešení, nicméně troufnu si říct, že v roce 2021 drtivá většina firem výhod Dropboxu nevyužije. Místo toho je lepší přejít na Microsoft 365 nebo Google Workspace. Oba tyto produkty obsahují již dostatečně funkční, stabilní a obsáhlé úložiště, Dropbox k němu již nepotřebujete.

Je bezpečné mít firemní data v cloudu?

Stručně řečeno: ano i ne. Je to jako rozhodování se, jestli 1 milion Kč mít raději doma v hotovosti nebo v bance. Stejně jako banky, mají i velcí hráči jako Microsoft, Google, Dropbox a Apple robustně zabezpečená datová centra, kam kromě vás ukládají svá data i velké globální fi rmy. Troufnu si říci, že data jsou v cloudu prověřených fi rem ve větším bezpečí než na disku u vás doma či ve fi rmě. Pokud chcete jako fi rma vědět víc, spojte se s odborníky na toto téma. Pokud vás jako jednotlivce děsí mít data v cloudu, určitě je tam dávat nemusíte. Každopádně pokud je tam máte, nezapomeňte na dobrá hesla, antivirový program a další zásady IT bezpečnosti.

Jak si utřídit složku dokumenty

Jak se jednoduše vyznat ve vašich složkách a vše dobře najít? Já používám metodu PARA, kterou popsal americký expert na osobní produktivitu Triago Forte. PARA je zkratka od Projects, Areas,
Resources a Archives. To jsou základní složky, které vám pomohou udržet vaše data organizovaná.

P = Projects / Projekty

Do této složky si vytvářím podsložku pro každou větší jednorázovou věc, na které pracuji, čili „projekt“. Například mám složku k této příloze CAFINews, kterou pro vás tvořím, k jednotlivým svým školením u klientů, ke článkům na blog nebo epizodám mého podcastu. Další kroky.

A = Areas / Oblasti

Sem patří podsložky týkající se běžné pracovní operativy. V mém případě zde mám složky fi nance, smlouvy, materiály k jednotlivým školením nebo nabídky pro klienty. Kromě pracovní složky mám také osobní složku, kde mám věci týkající se domu, auta, rodiny, zdraví a dalších soukromých věcí.

R = Resources / Materiály

Sem ukládám dokumenty, které jsem nevytvořil, ale můžou se někdy hodit. Mám zde různé uložené ebooky, přehledy, reporty, zajímavé články a další PDF. 

A = Archive

Sem přesouvám projekty poté, co je dokončím.

PARA není jediná cesta, jak uspořádat svou složku dokumenty. Pokud ale plánujete generální úklid vašich dat, zkuste nějakou obdobu tohoto systému. Uvidíte, že ušetříte spoustu času dříve
stráveného hledáním a procházením složek.

TIP - Kam s vašimi nepracovními daty?

Pokud máte soukromou licenci pro Microsoft 365 (dříve Microsoft Office 365), máte v ceně Onedrive
1 TB, což je víc dat, než vytvoří za život 99 % soukromých uživatelů. Alternativou je pak Google Drive, Dropbox nebo Apple iCloud Drive a další služby, které vždy nabízí trochu prostoru zdarma a hodně prostoru řádově za stovky korun. Umístěním dat na cloudový disk je zároveň nejjednodušším řešením pro zálohování.

Po práci

Záchranka

Tato aplikace by neměla chybět v žádném mobilu. Pokud ji nemáte, tak si ji hned nainstalujte.
Nikdy nevíte, kdy ji budete potřebovat. Její základní výhodou je, že když přes ní zavoláte o pomoc, rovnou se záchranářům odešle i vaše poloha. Má speciální režim třeba i pro případy, kdy nemůžete mluvit. Kontaktovat umí i horskou službu. Také zde najdete interaktivního průvodce první pomocí.

Flightradar 24

Tahle aplikace nijak nezvýší vaši produktivitu ani vám v ničem nepomůže. Uvádím ji zde jen jako ukázku, co všechno je možné a co technologie dovolí. Tato aplikace vám umožňuje sledovat letecký provoz v reálném čase po celé zeměkouli a podívat se třeba, kde zrovna se nachází letadlo s vašimi blízkými nebo kam letí stroj nad vaší hlavou.

V říjnovém newsletteru CAFINu projdeme část "Mobil, smysl a příroda" a  Anketa CAFIN se zajímá.

Autor

Jiří Benedikt
Inovátor, lektor
Design thinking, Lean Six
Sigma, Digi dovednosti
www.jiribenedikt.com