Můj externí mozek

Tahle aplikace v roce 2020 změnila můj život. Workflowy je aplikace pro poznámky, která nespadá do žádné kategorie a není podobná ničemu, co znáte. I tak se vám pokusím přiblížit, proč mě tak fascinuje a jak mi pomáhá být produktivní.

Workflowy je jeden velký odrážkový seznam, ve kterém ale můžete vytvořit libovolně hlubokou stromovou strukturu, podobně jako u myšlenkové mapy. Každá odrážka je po rozkliknutí svou vlastní stránkou, ve které mohou být další odrážky, poznámky či další informace. Workflowy vám nijak nepředepisuje, jak a k čemu máte aplikaci používat. Stejně jako ve vaší složce dokumenty, si i zde můžete vytvořit strukturu, která vám bude vyhovovat.

Já v nástroji Workflowy sleduji své úkoly a projekty, píšu si poznámky z meetingů, zápisky ze zajímavých knížek, které jsem četl, mám zde checklisty pro přípravu školení i třeba seznam co zabalit na dovolenou. Zapisuji si své nápady, myšlenky, zajímavé citace nebo doporučení na články, videa nebo knížky. Vše je propojené a snadno dohledatelné. Bezbřehost a nestrukturovanost je něco, co mi absolutně vyhovuje a v čem jsem schopen vytvořit si vlastní systém přesně podle mých představ. Chápu ale, že toto není pro každého a většina lidí volí „běžnější“ nástroje pro poznámky, jako je třeba OneNote nebo Evernote, s jasnější strukturou složek a dokumentů. Pokud máte ale trochu kutilského ducha a děláte věci po svém, tohle vám bude sedět.

K Workflowy přistupujete přes mobilní aplikaci nebo počítač, vše je synchronizované přes cloud. Základní verze je zdarma, pro běžné používání se pak neobejdete bez placené verze za 50 EUR měsíčně.

Hlavní je nemyslet pořád na práci

Miroslav Palát je profesí lékař, prezident asociace CzechMed a člen představenstva Svazu průmyslu a dopravy ČR. Dlouhodobě je mu blízké téma osobní produktivity.

Jaké čekáte trendy v oblasti mobilní produktivity?

Nabídka (nejenom) mobilní produktivity je dnes tak rozsáhlá, že by jeden potřeboval víc životů si v tom udělat coby jenom přehled. Budoucnost vidím ve zjednodušování.

Co potřebujeme je čisté uživatelské rozhraní, co nejméně irelevantních detailů a intuitivní ovládání. Mám-li myšlenku (nápad k zapsání, úkol k zaznamenání), potřebuji co nejjednodušší cestu k tomu si ji poznamenat nebo s ní pracovat. Má-li k tomu vést tolik kroků, že když jsem na místě, již jsem zapomněl, co jsem chtěl, je něco špatně. Zjednodušování je cesta.

Co vám pomáhá dobře prioritizovat?

Komplexita věcí, kterým je potřeba se věnovat, přesahuje schopnosti jakékoli aplikace. Protože se mně potkává několik nástrojů, které někdy mají přesah, jindy vyžadují transformaci z jednoho média do druhého. A tedy zjednodušení.

Nadále mě doprovází zápisník Leuchtturm1917 v pevné vazbě. 250 stránek je číslovaných a tečkovaných. Tam je můj „analogový svět”, poznámky na ten den, třeba nástin programu dne, zásadnější úvahy apod.

Dlouhodobější věci se indexují podle čísel stránek. Udržuji si jej z potřeby mít alternativu jak pracovat, když už se nedá dívat na monitor. Je to také svědek doby, mám jich schovaných dobrých několik za poslední roky. Nedávno mi k tomu přibyl nástroj Obsidian. Je založen na ultralehkém propojování jakýchkoli informací, poznámek navzájem, čímž vzniká síťová struktura, ve které se lze bleskově orientovat ať vyhledávačem nebo intuicí. Používá minimální formát MarkDown. Je to živá novinka, která přináší nové a nové vychytávky.

Jak si udržujete psychické zdraví a odstup od technologií, aby vás úplně nepohltily?

Hlavní je nemyslet pořád na práci, na to, co bylo a to, co bude. Zvláště, když jsou ty pauzy, tak myslet na to, co vidím, slyším, cítím. Říká se tomu mindfulness, ale nepoužil jsem primárně to slovo, protože si u toho leckdo může představovat leccos. Myslet na tento právě probíhající okamžik a prožívat jej. Například teď – je skoro poledne a z povzdáli slyším smažení řízků…myšlenka na bezprostřední příjemnou budoucnost.

Pošlu vám to, až budu u počítače

Toto je věta, která postupně mizí ze slovníku všech produktivních lidí. Díky cloudovým úložištím můžete jednoduše a odkudkoli přistupovat ke všem firemním datům.

Microsoft SharePoint a OneDrive

Pokud máte ve fi rmě Microsoft 365, již máte k dispozici sdílené úložiště. Na týmová data je SharePoint, individuální uživatelé mají pak každý svůj OneDrive. Nainstalujte si do mobilu obě tyto aplikace a vyzkoušejte si jejich používání, zejména otvírání a posílání dokumentů. Vaše produktivita na cestách se skokově zvýší.

Google Workspace

Hodně fi rem místo Microsoft 365 volí cestu Google Workspace. Součástí je Google Drive.  K datům můžete jednoduše přistoupit přes aplikaci v mobilu. Stačí jen pár minut cviku a umíte to.

Dropbox

Některé fi rmy používají Dropbox, což je skvělé a robustní řešení, nicméně troufnu si říct, že v roce 2021 drtivá většina firem výhod Dropboxu nevyužije. Místo toho je lepší přejít na Microsoft 365 nebo Google Workspace.Oba tyto produkty obsahují již dostatečně funkční, stabilní a obsáhlé úložiště, Dropbox k němu již nepotřebujete.

Je bezpečné mít firemní data v cloudu?

Stručně řečeno: ano i ne. Je to jako rozhodování se, jestli 1 milion Kč mít raději doma v hotovosti nebo v bance. Stejně jako banky, mají i velcí hráči jako Microsoft, Google, Dropbox a Apple robustně zabezpečená datová centra, kam kromě vás ukládají svá data i velké globální firmy.

Troufnu si říci, že data jsou v cloudu prověřených firem ve větším bezpečí než na disku u vás doma či ve firmě. Pokud chcete jako firma vědět víc, spojte se s odborníky na toto téma. Pokud vás jako jednotlivce děsí mít data v cloudu, určitě je tam dávat nemusíte. Každopádně pokud je tam máte, nezapomeňte na dobrá hesla, antivirový program a další zásady IT bezpečnosti.

Jak si utřídit složku dokumenty

Jak se jednoduše vyznat ve vašich složkách a vše dobře najít? Já používám metodu PARA, kterou popsal americký expert na osobní produktivitu Triago Forte. PARA je zkratka od Projects, Areas, Resources a Archives. To jsou základní složky, které vám pomohou udržet vaše data organizovaná.

P = Projects / Projekty

Do této složky si vytvářím podsložku pro každou větší jednorázovou věc, na které pracuji, čili „projekt“. Například mám složku k této příloze CAFINews, kterou pro vás tvořím, k jednotlivým svým školením u klientů, ke článkům na blog nebo epizodám mého podcastu Další kroky.

A = Areas / Oblasti

Sem patří podsložky týkající se běžné pracovní operativy. V mém případě zde mám složky fi nance, smlouvy, materiály k jednotlivým školením nebo nabídky pro klienty. Kromě pracovní složky mám také osobní složku, kde mám věci týkající se domu, auta, rodiny, zdraví a dalších soukromých věcí.

R = Resources / Materiály

Sem ukládám dokumenty, které jsem nevytvořil, ale můžou se někdy hodit. Mám zde různé uložené ebooky, přehledy, reporty, zajímavé články a další PDF.

A = Archive

Sem přesouvám projekty poté, co je dokončím.

PARA není jediná cesta, jak uspořádat svou složku dokumenty. Pokud ale plánujete generální úklid vašich dat, zkuste nějakou obdobu tohoto systému. Uvidíte, že ušetříte spoustu času dříve stráveného hledáním a procházením složek.

TIP

Kam s vašimi nepracovními daty?

Pokud máte soukromou licenci pro Microsoft 365 (dříve Microsoft Office 365), máte v ceně Onedrive 1 TB, což je víc dat, než vytvoří za život 99 % soukromých uživatelů. Alternativou je pak Google Drive, Dropbox nebo Apple iCloud Drive a další služby, které vždy nabízí trochu prostoru zdarma a hodně prostoru řádově za stovky korun. Umístěním dat na cloudový disk je zároveň nejjednodušším řešením pro zálohování.

Autor

Jiří Benedikt
Inovátor, lektor
Design thinking, Lean Six
Sigma, Digi dovednosti
www.jiribenedikt.com

V zářijovém newsletteru CAFINu projdeme část "Pošlu vám to, až budu u počítače" a "Po práci".