Méně emailů, více hotovo

Nástroje pro spolupráci a řízení týmových úkolůmají jediný cíl: co možná nejvíce uchránit vás před nekontrolovaným a nikdy nekončícím proudem emailů. Nikdo se nechce prohrabávatdesítkami a stovkami konverzací, kde už ani není jasné, proč vznikly. Týmové nástroje se snaží v tomto udělat pořádek.

Microsoft Planner

Microsoft Planner Planner je dle mého názoru jedna z nejpřínosnějších nových aplikací v Microsoft 365.
Můžete v ní vytvořit pro svůj tým nebo projekt „plán“, což je taková virtuální nástěnka. Tu můžete rozdělit do tematických sloupců, do kterých pak můžete umisťovat karty s úkoly. Trochu to vypadá jako karty ve hře Solitare. Na každé kartě vidíte stručný název úkolu, jeho nositele a termín. Po rozkliknutí se dozvíte bližší podrobnosti, můžete úkol komentovat, přiložit přílohy a podobně. Plán můžete jednoduše přidat jako záložku k vašemu týmu v Microsoft Teams. Planner tam nově najdete pod jednoduchým názvem „Úkoly“.

Má praxe řízení projektů i týmů prokázala, že právě systém evidence úkolů a termínů nejen obrovským způsobem redukuje počet emailů, ale také posiluje odpovědnost lidí za dokončení úkolu: když všichni vidí, co má kdo zadáno a co kdo udělal, tlačí to tým k tomu dělat věci včas. A skutečně se dokončí více, než když jsou úkoly někde letmo zmíněné v poště nebo v zápisech ze schůzky. A právě dodržování termínů zadaných úkolů dle mé zkušenosti dělí úspěšné projekty od neúspěšných. Pokud zavedete řízení úkolů v této aplikaci, ne každý to bude vítat, ale celková produktivita se zvýší. Také bude potřeba si s týmem sednout a vytvořit si interní pravidla, jak se budou týmové úkoly používat. Například kdo smí zadávat nové úkoly, posouvat termíny nebo označit úkoly za dokončené. K tomu si třeba vytvořte další záložku v MS Teams, a to „Wiki“.

Trello

I když nemáte a neplánujete Microsoft 365, existuje mnoho různých alternativ. Systém virtuálních nástěnek, sloupců a karet představil světu nástroj Trello od firmy Atlassian, který existuje již mnoho let. Jeho výhodou je extrémní jednoduchost používání, a to, že je dobře použitelný i ve verzi zdarma. Bezplatně může mít každý tým až 10 nástěnek. Navíc umí Trello mluvit česky. Nástěnky nemusíte používat jen na úkoly, spoustu menších firem je používá na jednoduché řízení procesů, např. IT požadavků, cestovních výdajů, dovolených nebo na správu současných či budoucích zákazníků. Samo Trello vám nabídne spoustu inspirace, jak ho můžete používat. Trello není nikterak robustní systém, je to jednoduchá, obyčejná, ale funkční virtuální nástěnka. Nemůžete nastavit složitá pravidla používání, ale je třeba spolehnout se na to, že tým bude svůj virtuální prostor používat podle pravidel, které jste si dohodli.

Další alternativy

Skvělou moderní alternativou pro jednoduché řízení firemních workflows je na předchozích stránkách zmiňovaný systém Notion. Dále vás určitě nezklame Asana nabitá funkcemi a připravená i pro velké firmy. Na trochu jiné logice pak stojí oblíbený Basecamp. Větší firmy pak používají top managementem oblíbený Smartsheet. Zavedením jakéhokoliv ze zmíněných systémů se nespálíte.

Zalévání květin v hořícím domě

Některé věci v práci jsou jako zalévání květin. Nikdo vás do nich netlačí, když je neuděláte dnes, nic se nestane, ale po delším čase bez péče vám uschnou. Mezi tyto věci patří například osobní rozvoj, rozvoj lidí ve vašem týmu, plnění čtvrtletních cílů nebo příprava strategie. Jiné věci v práci jsou jako když hoří dům. To jsou všechny naléhavé, urgentní věci, dotazy, stížnosti a průšvihy.

Často jsme mentálně nastaveni, že je potřeba nejprve uhasit dům, než budeme moci zalévat květiny. Problém je, že v dnešním pracovním světě váš pomyslný dům nepřestane hořet nikdy. A tak je potřeba naučit se zalévat květiny v hořícím domě. Naučit se odložit na hodinu denně hašení požárů a věnovat se něčemu, co má dlouhodobý smysl. Jistě se to dá zvládnout i bez aplikace, ale nedávno vyšel skvělý nástroj, který vám může se zaléváním květin a prioritizací pomoci.

Make Time

Aplikace zdarma pro iOS i Android, která vám pomůže udělat si čas na nejdůležitější věci. Má 3 fáze:

1. Highlight – každý den ráno si vyberte jednu květinu“, kterou budete dnes zalévat, a vyčleňte si na ni 60–90 minut v kalendáři.
2. Laser – všechno vypněte a nastavte si na vyhrazený čas zabudované stopky.
3. Reflect – zapíšete si, jestli se vám dnes podařilo vyhrazený čas skutečně udržet.

Je to jednoduchá pomůcka, ale oceňuji, že to člověka vede. Po čase pak dostanete navíc přehled všech „květin“, které jste za poslední týden nebo měsíc zalili.

V příštím newsletteru CAFINu projdeme část "Digitální aplikace, ale i tužka a papír a Zvuk je železná košile".