Pane Mansfelde, v současnosti zastáváte pozici ředitele Glo- bal Business Services společnosti Johnson & Johnson v Praze. Mohl byste na úvod ve stručnosti popsat Vaši kariérní cestu a co Vás přivedlo do čela jednoho z největších center sdílených služeb v Praze?

V roce 1993, po ukončení Vysoké školy ekonomické v oboru za- hraniční obchod, jsem začal pracovat v auditorské společnosti Coopers & Lybrand, kde jsem působil několik let na různých konzultantských a managerských pozicích, včetně pozice audit manažera. Po pěti letech zkušeností z externího auditu jsem přijal nabídku společnosti Phillip Morris působit v oddělení Corporate Services. A tehdy začala má čtyřletá zahraniční zku- šenost. V rámci Corporate Services společnosti Phillip Morris, konkrétně v divizi Kraft  Foods,  jsem  působil  v  kancelářích ve Švýcarsku, v Anglii a ve Spojených státech. Tam jsem měl možnost ke své zkušenosti z externího auditu přidat zkušenost z auditu interního a  zároveň načerpat i  praktické  zkušenosti s řízením firmy.

V roce 2002 jsem udělal důležité rozhodnutí, kdy mě oslovila společnost Johnson & Johnson, která v tu dobu hledala pro svoji českou a slovenskou pobočku ředitele, který by zastřešo- val oblast financí, zákaznického servisu, účetnictví a IT. To pro mě byla příležitost k návratu do mého rodného města, do Pra- hy. Nabídku J&J jsem přijal a od té doby je má profesní kariéra spjata s touto společností. Mé odpovědnosti se rozšířily v roce 2005, kdy J&J začala budovat regionální finanční centrum, které by zastřešovalo zpracování všech přijatých faktur pro evropské země. Měl jsem možnost být součástí projektového týmu a téměř rok jsem také strávil v Belgii, kde jsem  pracoval s odborníky z financí, procurementu a IT.

V roce 2006, kdy se rozhodlo, že toto centrum bude vybudová- no v Praze, jsem byl pověřen zajištěním kancelářských prostor  

a řízením společnosti, tehdy s prvními dvanácti zaměstnanci. To byly úplné začátky našeho centra v roce 2006.

Proč byla vybrána právě Praha v konkurenci dalších možných destinací, ať už v Evropě nebo jinde?

Bylo to samozřejmě důležité strategické rozhodnutí. Ještě před tím, než jsme rozhodli v jaké zemi a městě centrum vybudujeme, museli jsme udělat rozhodnutí, jestli naše finanční centrum bude interní, tedy zastřešováno v rámci J&J, nebo jestli využijeme nabídek nějaké BPO (Business process outsourcing) společnosti. Nakonec jsme se rozhodli, že naše centrum bude alespoň v první fázi interní. Domnívali jsme se, že před tím, než bychom tyto služby případně outsourcovali, bychom měli zjistit, do jaké míry dokážeme příslušné procesy zefektivnit a zautomatizovat interně. Zvažo- vali jsme několik míst pro vybudování centra, ať už v Polsku, Maďarsku, Slovensku, nebo v České republice, ale zároveň jsme zvažovali i země, ve kterých máme velké finanční týmy, konkrétně Bel- gie, Švýcarsko, Anglie. Nakonec zvítězila Praha, protože poskytovala optimální kombinaci faktorů, které pro nás byly důležité – přijatelná cena pracovní síly, kosmopolitní město, makroekonomická stabilita, granty poskytované českou vládou. Věděli jsme, že v našem centru budeme potřebovat mnoho cizinců a zaměstnanců, kteří budou muset hovořit řadou světových jazyků. Toto Praha také nabízela. I proto byla Praha vybrána jako budoucí J&J regionální centrum pro oblast servisních služeb.

Mohl byste, prosím, blíže popsat, jaké služby nyní Vaše SSC1 poskytuje?

Plán v roce 2006 byl, že budeme poskytovat služby týkající se zpracování přijatých faktur. Velmi zjednodušeně, do roku 2006 J&J nakupovala u svých dodavatelů, kteří posílali faktury do poboček J&J v jednotlivých zemích a tam se tyto faktury zpracovávaly. Během následujících tří let se nám podařilo splnit náš cíl celý tento proces centralizovat do Prahy a automatizovat proces zpracování a platby přijatých faktur. V roce 2008 jsme do našeho portfolia služeb přidali další oblasti – oblast účtování hlavní knihy, účtování o hmotném investičním majetku, přidali jsme i procesy týkající se reportingu, nyní jsme odpovědni i za zpracování a přípravu podkladů pro daňová přiznání k DPH pro jednotlivé společnosti J&J. Zároveň poskytujeme služby v oblasti Account receivable, to zna- mená v oblasti správy a výběru pohledávek, v oblasti alokování přijatých plateb na příslušné účty odběratelů a v oblasti týkající se Credit managementu.

Jací jsou hlavní interní a externí zákazníci Vaší organizace? Změnil se nějak výrazně jejich po- hled na SSC od počátku Vašeho působení v čele pražského SSC?

Je nutné zdůraznit, že jsme interním centrem. Naši obchodní partneři jsou společnosti skupiny J&J, pro něž poskytujeme servis. Společný vztah je na bázi business partnerství s jednoznačně určenými odpovědnostmi a rolemi, které má naše finanční centrum a které mají ostatní společ- nosti skupiny J&J. Interakce probíhá i s našimi externími zákazníky, protože jednáme s desítkami tisíc našich dodavatelů, kteří nám posílají faktury, a desítkami tisíc našich odběratelů, kteří platí a odebírají naše produkty. Variabilita je značná. Co se týká vývoje našeho centra – ze začátku jsme byli malé centrum a měli jsme v našem portfoliu pouze jeden proces – zpracovávání přijatých fak- tur a poskytování zákaznického servisu. V prvních dvou letech naší existence jsme byli vnímáni pouze jako podpůrná organizace pro ostatní společnosti J&J. Nyní jsme odpovědni za celou řadu finančních procesů. Snažíme se, aby naše odpovědnost byla „end to end“, tedy abychom proces zastřešovali komplexně jako celek. S našimi zkušenostmi, ale i díky některým chybám, ze kterých jsme se poučili, jsme v současné pozici vnímáni jako velmi transparentní, důvěryhodná, spolehlivá organizace, která je nedílnou součástí finančního týmu v rámci J&J. Například se na nás často ob- racejí interní zákazníci s tím, abychom jim poradili, jak vylepšit interní procesy. V současnosti tedy spíše určujeme směr, udáváme trendy a ukazujeme cestu, než abychom pouze vykonávali činnosti, které jsou nám uloženy.

 Na začátku fungování centra jste zaštiťovali proces pro 3 země, jak je to teď? Rozšířil se počet interních zákazníků?

V našem portfoliu je v současné chvíli téměř 30 evropských zemí. Pro všechny z nich zpracováváme přijaté faktury. Co se týká našich služeb v oblasti hlavní knihy, účtování, reportingu, správy vyda- ných faktur nebo vymáhání pohledávek, tak tam naše portfolio zahrnuje něco přes 25 evropských zemí. Zpracování přijatých faktur poskytujeme také pro naše kolegy a filiálky ve Spojených státech a v Kanadě. Jen pro představu, tato společnost zpracovává ročně 2 miliony přijatých faktur v cel- kové hodnotě 36 miliard dolarů, což je hlavní náplní naší činnosti. Ale samozřejmě máme ambice, abychom rostli nejenom co se týká počtu nových zemí, ale i v oblasti nových procesů, které nejsou pouze transakční povahy, ale které jsou klasifikovány jako procesy s přidanou hodnotou.

Zmínil jste ambice týkající se procesů s přidanou hodnotou. Můžete popsat, do jaké míry se Vaše organizace účastní strategických programů a přispívá při rozhodování o dlouhodobém směřo- vání celé společnosti?

Určitě se strategických rozhodování účastníme i se to od nás očekává. V současné době analyzuje- me všechny finanční procesy a vyhodnocujeme, zda by mohly být poskytovány z našeho centra. Je ale také řada procesů, u kterých je naprosto nezbytné, aby byly přímo v dané konkrétní zemi, v kon- krétní filiálce – např. co se týká stanovení cen nebo pricingu jednotlivých produktů. Tyto procesy je velmi těžké centralizovat nebo automatizovat.

Cílem J&J určitě není centralizovat všechny finanční procesy a bezmyšlenkovitě je pouze přesu- nout z jednotlivých zemí do centra v Praze – při přesunech se především snažíme o maximální stan- dardizaci těchto procesů, která přináší synergie a z toho plynoucí úspory nákladů.

Přejdeme-li k otázce počtu zaměstnanců, kolik zaměstnanců v současné době pracuje v SSC J&J?

V současné době máme přibližně 300 zaměstnanců, kteří se věnují finančním procesům. Přibližně 1/3 z nich se věnuje zpracování přijatých faktur, 1/3 zastřešuje proces správy pohledávek a 1/3 se věnuje finančnímu účetnictví a reportingu. Naše organizace je velmi kosmopolitní, více než jednu polovinu tvoří cizinci, máme tady kolegy z více než třiceti zemí ze všech pěti kontinentů.

Zmínil jste, že v SSC J&J více než jednu polovinu všech zaměstnanců tvoří cizinci. Jak pracujete s talenty? Funguje např. výměna talentů mezi SSC a dalšími týmy v rámci skupiny J&J?

Určitě ano. Cizinci jsou tady nejen kvůli zajímavé pracovní příležitosti, ale zároveň tady mají své osobní životy. Průměrný věk našeho týmu je zhruba 30 let – to znamená, že kolegové z jiných zemí, pro které je Praha druhým domovem, tady mají většinou partnery či rodiny. Na druhou stranu je tady řada těch, kteří mají zcela přirozeně po několika letech strávených v Praze ambici vrátit se do své rodné země nebo prostě zkusit opět cestovat a pracovat v rámci skupiny J&J v jiné zemi. Je důležité, aby všichni porozuměli J&J jako skupině a znali naše produkty, které ovlivňují a zlepšují život velké řady lidí na celém světě. Snažíme se podporovat a zapojovat naše zaměstnance do veš- kerých „transitions“ aktivit, aby měli možnost poznat typy finančních procesů a způsob fungování J&J mimo Prahu a celou Českou republiku.

Jsme úspěšní i co se týká exportování našich talentů. V minulém roce se více než 20 našich kole- gů zúčastnilo výběrových řízení na pozice ve financích v jednotlivých evropských zemích a téměř všichni ve velké konkurenci uspěli. Je to něco, co samozřejmě velmi podporujeme. Zkušenost, kte- rou přinášejí do své nové pozice, která je podložená roky práce v našem finančním centru, kde za poměrně krátkou dobu mají možnost seznámit se s celou řadou procesů, je nenahraditelná. Naším cílem není vychovávat naprosté specialisty, ale finanční profesionály, kteří mají velmi dob- rou představu o tom, jak je finančně řízená společnost J&J a mají velmi dobrou zkušenost z řady finančních procesů.

Myslíte si, že by mohla být práce v SSC zajímavá i pro finanční controllery a finanční manažery, kteří jsou členy České asociace pro finanční řízení?

Já si myslím, že určitě. Máme tu řadu pozic, například pozice v oddělení reportingu, kde je práce velmi podobná s náplní práce pro finančního manažera nebo finančního controllera. Výhoda cen- tra je skutečně v tom, že se zde každý zaměstnanec může setkat s řadou finančních procesů a po- chopit tak jejich vzájemnou provázanost. Takže i v současné době se v rámci J&J uvažuje o tom, že zkušenost ve finančním centru by byla nutnou podmínkou pro další kariérní postup na seniorní manažerské nebo exekutivní pozice v rámci naší společnosti. Je velmi důležité znát detaily, jak funguje konkrétní filiálka, znát práci finančního controllera, který sestavuje rozpočet, pomáhá plá- novat a určovat cenovou strategii, ale na druhou stranu je nezastupitelné vidět, jakým způsobem probíhají podpůrné procesy, jakým způsobem se zpracovává faktura, co se děje, když přicházejí pe- níze na náš účet. Naše centrum v Praze poskytuje příležitosti k rotaci mezi jednotlivými odděleními a procesy. Takže našim kolegům, kteří mají zájem a schopnosti, tuto příležitost, aby se seznámili s celou šíří finančních procesů, rádi poskytneme.

Jaký je outlook do budoucna, výhled SSC J&J v horizontu 5 let?

Do budoucna určitě nechceme zůstávat u finančních činností, chtěli bychom se rozšiřovat a první náznaky už tu jsou. Velmi rádi bychom přibrali do svého portfolia procesy týkající se Procurementu, tzn. nákupu, a procesy týkající se HR. Určitě bychom chtěli jít cestou, abychom přidávali k operativ- ním činnostem transakční povahy také procesy strategického a taktického charakteru.

U poslední otázky si neodpustím se zeptat na Vaše ohlédnutí, co se Vám podařilo, čeho si nejvíce ceníte, co byste vyzdvihl a proč?

Myslím si, že úspěch nesporně spočívá v tom, že jsme z našeho prvotního záměru soustředit se jen na jeden proces dokázali rozšířit portfolio našich služeb o dalších pět velmi významných finančních procesů. Naše výsledky jsou velmi dobré, porovnáváme se samozřejmě i s BPO (Business Process Outsourcing) organizacemi, které tuto činnost poskytují třetím stranám. Kvalita i cena našich služeb je vysoce konkurenceschopná.

Pro řadu našich kolegů to byl také start k jejich profesionální kariéře. Osobně jsem rád, že z našich prvních dvanácti zaměstnanců ještě deset stále působí v naší společnosti – vedle ryze pracovní spo- lupráce se u nás často formují vztahy v osobní rovině, čehož si osobně velmi považuji.

Úspěchem je též, že se nám skutečně podařilo nejenom finanční procesy centralizovat, ale stan- dardizovat je. Naší vizí není pouze se snažit najít pro naše činnosti místo, které by bylo, co se týká ceny práce, nejvýhodnější. Automatizací a standardizací procesů se spíše snažíme pracovní úsilí minimalizovat a dělat činnosti, které jsou skutečně důležité, nikoliv ty, které se zdají být naléhavý- mi. Důvěry, kterou jsme si vybudovali v rámci J&J, si velmi vážíme a bereme ji zároveň jako závazek do budoucna.

Děkuji za příjemně strávený čas při rozhovoru
Lenka Písařovicová, Česká asociace pro finanční řízení

1    Shared Service Center.