Základní principy lean administration

Lean přístup se v administrativě zaměřuje na odhalování a eliminaci plýtvání. Ačkoliv je známý především z výrobních procesů, stejné principy lze uplatnit i na kancelářskou práci. Plýtvání, které ve výrobě znamená nadbytečnou nebo nekvalitní produkci, má v administrativě své obdoby, které často unikají pozornosti managementu.

Typickým příkladem plýtvání v controllingových procesech je zpracovávání pravidelných reportů, které již nejsou potřebné a slouží pouze formálně. Tyto reporty spotřebovávají čas zaměstnanců, ale nepřinášejí žádnou přidanou hodnotu. Navíc jsou často distribuovány velkému množství adresátů bez zjevného využití.

Ve štíhlé výrobě a lean managementu rozlišujeme 8 druhů plýtvání, přičemž stejné kategorie můžeme velice dobře identifikovat i v rámci administrativních procesů.

D (Defects): chyby ve finančních reportech, které vedou ke špatným rozhodnutím, případně vyžadují dodatečný čas, který je nutné věnovat opětovnému zpracování nebo opravám. Například nesprávné nebo opožděné zaúčtování transakcí může vést k tomu, že finanční oddělení pracuje s neaktuálními daty, což negativně ovlivňuje finanční plánování. Některé chyby mohou mít i přímé finanční dopady.

O (Overproduction): nadprodukce – duplicitní procesy, jako například zpracování několika verzí jednoho reportu. Jde o situace, kdy finanční oddělení vytváří různé varianty jednoho výstupu pro různé manažery, přičemž rozdíly mezi nimi jsou minimální. Do této kategorie patří i reporty, které se pravidelně generují, ale nikdo je nevyužívá.

W (Waiting): například čekání na schválení faktur nebo na podpis nadřízeného. Čekací doby mohou být způsobeny špatně nastaveným schvalovacím procesem, kde každá faktura musí projít schválením na několika úrovních, přičemž často není jasně definováno, kdo má v danou chvíli odpovědnost za schválení.

N (Non-utilized talent): nevyužitý potenciál – v odděleních financí se často stává, že kvalifikovaní účetní nebo controlleři jsou přetíženi rutinními administrativními úkoly, které by mohly být automatizovány. Tím dochází k plýtvání jejich potenciálem, protože místo toho, aby se věnovali analytickým úkolům, musí vykonávat monotónní práci.

T (Transport): zbytečné přesouvání dokumentů mezi odděleními nebo fyzické podepisování dokumentů. Typickým příkladem je nutnost fyzického předání dokumentů k podpisu nebo neustálé přeposílání elektronických verzí mezi odděleními kvůli změnám.

I (Inventory): zásoby – nadbytečné množství starých nebo nepotřebných dokumentů v archivu či v digitálních složkách. Příkladem může být ukládání zastaralých verzí účetních dokumentů nebo nevhodné organizování složek v interních systémech, což komplikuje rychlý přístup k aktuálním informacím. Častým problémem bývá i nadměrné hromadění zásob kancelářských potřeb.

M (Motion): pohyb – fyzické nebo i digitální hledání potřebných dokumentů a informací, které zbytečně zabírá čas. Často jde o situace, kdy pracovníci tráví hodiny hledáním správných faktur nebo smluv v nepřehledně uspořádaných archivech.

E (Extra processing): extra zpracování – zbytečné schvalování dokumentů, nadbytečné kopie nebo opakované revize reportů. Například nutnost opakovaného schvalování finančních dokumentů na různých úrovních managementu, i když to není vždy nezbytné.

Těchto osm druhů plýtvání může v administrativě snadno narůstat, pokud nejsou pravidelně analyzovány a eliminovány. Naproti tomu v mnoha případech je možné tyto neefektivity snížit nebo úplně odstranit s použitím vhodných metod a nástrojů.

Identifikace potenciálu pro zlepšení

Jednou z nejpoužívanějších metod využívaných k odhalování plýtvání a zefektivňování výrobních procesů je mapování hodnotového toku (Value Stream Mapping, VSM). Tento nástroj, který vizualizuje všechny části procesu od jeho počátku až po konečný výstup, umožňuje identifikovat ty kroky, které nepřinášejí přidanou hodnotu, a navrhnout jejich eliminaci.

I v rámci lean administration najdeme obdobný nástroj – je jím Makigami workshop, který se zaměřuje na detailní mapování a analýzu administrativních procesů. Makigami (v japonštině "role papíru") je technika využívaná k vizualizaci pracovních toků s cílem identifikovat ztráty nebo plýtvání a navrhnout konkrétní opatření k jejich odstranění. Workshop obvykle zahrnuje různé účastníky napříč firmou – od administrativních pracovníků po management, vždy s účastí všem zainteresovaných stran, což umožňuje komplexní pohled na celý proces.

Během Makigami workshopu jsou jednotlivé kroky procesu podrobně analyzovány. Například v účetním oddělení může jít o analýzu procesu od příjmu faktury až po její zaúčtování. Ve výsledku může být zjištěno, že některé faktury jsou zbytečně ručně přepisovány z papírových verzí do systému, což zpomaluje celý proces a vytváří prostor pro chyby. Navíc může mapování ukázat, že některé schvalovací kroky jsou zbytečné a pouze celý proces zpomalují. Výstupem workshopu je pak návrh budoucího stavu procesu, který eliminuje identifikované ztráty, a konkrétní úkoly a plán implementace navržených změn. V obdobném reálném projektu se nám například díky zefektivnění a automatizacím podařilo snížit průměrný počet schvalovacích kroků u faktur o 30 %, navíc při návratnosti investice do implementace změn a nutných softwarových úprav nižší než 6 měsíců.

Nedílnou součástí lean přístupu je kontinuální zlepšování (Kaizen). I v rámci lean administration se díky němu procesy neustále analyzují a zlepšují na základě aktuálních potřeb firmy. Kaizen motivuje zaměstnance k neustálému hledání způsobů, jak zlepšit svou práci a minimalizovat plýtvání. Nemusí jít vždy nutně o zásadní a rozsáhlé změny, i drobná zefektivnění procesů se v čase mohou projevit významnými úsporami.

Role controllingu při realizaci lean projektů

Controlling je klíčovým partnerem při implementaci lean projektů v administrativě. Controlleři mají na starosti sledování výkonnosti procesů a reporting dosažených úspor. Důležitou roli hrají při nastavování metrik pro měření úspěšnosti projektu, jako jsou úspory času, snížení nákladů nebo zvýšení produktivity.

Jedním z hlavních úkolů controllingu při realizaci lean projektů je kalkulace návratnosti investic (ROI), díky které mohou odpovědní manažeři posoudit, zda jsou související investice rentabilní. Typickým příkladem může být zavedení systému pro automatizaci rutinních administrativních činností. Přestože prvotní investice do softwaru může být vysoká, dlouhodobé úspory v podobě snížení administrativních nákladů a zrychlení procesů přinášejí výrazné finanční výhody.

Dalším úkolem controllingu je monitorování a měření výsledků. Bez pravidelného sledování úspěšnosti projektu není možné efektivně rozhodovat o jeho dalším směřování a případných úpravách. Například po zavedení nového softwarového nástroje na automatizaci schvalování faktur může controlling po určité době vyhodnotit, zda skutečně došlo ke zkrácení doby zpracování, a pokud ne, identifikovat příčiny a navrhnout opatření k nápravě.

Neméně důležitou rolí controllingu je podpora rozhodovacích procesů v rámci celého životního cyklu lean projektů. Finanční ředitelé a manažeři se spoléhají na přesná data a reporty, které jim controlleři poskytují, aby mohli informovaně rozhodnout o dalším směřování projektu. Pokud například kalkulace úspor ukáže, že investice do nového systému je návratná až během několika let, může vedení na základě těchto informací rozhodnout o rozšíření projektu do dalších oddělení, a tím dosažení vyšších úspor z rozsahu a zkrácení doby návratnosti.

Controlling má zároveň spoluodpovědnost za udržitelnost změn. Lean projekty nejsou jednorázové iniciativy, ale dlouhodobé procesy kontinuálního zlepšování. Controller proto musí zajistit, aby implementované změny byly udržitelné a aby se zlepšení, která byla zavedena, stala pevnou součástí každodenních procesů. To zahrnuje pravidelný audit procesů, reporting a ověřování, zda se nadále drží v optimalizovaném stavu.

Lean administration představuje pro finanční ředitele a controllery účinný nástroj, jak zefektivnit administrativní procesy a dosáhnout významných úspor. Identifikace a odstranění plýtvání nejen zvyšuje produktivitu, ale také zlepšuje kvalitu výstupů a zvyšuje spokojenost zaměstnanců. Implementace takových změn vyžaduje nejen vhodné nástroje a metody, ale i schopnost neustále měřit a monitorovat úspěšnost projektu, což je hlavním úkolem controllingu a důvodem, proč je jeho zapojení naprosto nezbytné. Začněte i ve vaší firmě využívat přínosů lean administration a zbavte se zbytečného plýtvání ve své „líné kanceláři“. I malá změna může znamenat ve výsledku velký rozdíl.

Aleš Jirásek

Kouč, mentor a lektor se zaměřením na time management, leadership a finanční řízení. S více než 20 lety praxe v oblasti podnikových financí a vášní pro efektivní řízení času a procesů, spojuje teorii s praxí, aby pomohl jednotlivcům a firmám naplno využít jejich potenciál.