Představte si, že by vaše účetní oddělení mohlo zpracovat stovky faktur denně bez jediné chyby. Nebo že by vaše finanční reporty byly připraveny během minut, nikoliv hodin, a měli jste je připravené už před příchodem do práce. A co kdybyste mohli věnovat více času strategickému plánování místo rutinních úkolů? To vše je díky automatizaci procesů možné.

Jak se zorientovat v možnostech automatizace?

Na trhu existuje několik přístupů k automatizaci procesů. Hlavní rozdíly spočívají v míře autonomie, komplexnosti a možnostech řešení. Pojďme se podívat na dva hlavní směry – RPA a asistovaná automatizace. Zatímco RPA je navrženo pro plně autonomní provoz, asistovaná automatizace umožňuje pružnější interakci mezi robotem a člověkem. RPA je vhodnější pro rozsáhlé, standardizované procesy probíhající bez zásahu člověka. Zatímco asistovaná automatizace nabízí větší flexibilitu pro procesy, které mohou vyžadovat občasný lidský zásah nebo rozhodnutí.

1. RPA - Robotic Process Automation (např. Blue Prism, UI Path, Automation Anywhere): 

Ideální pro: Velké organizace s komplexními, často se opakujícími činnostmi. 

Výhody: Schopnost zpracovat velké objemy dat, integrace s různými systémy, plně autonomní provoz, široké možnosti nastavení a přizpůsobení požadavkům klienta. Rozsáhlý „ekosystém“ kolem jednotlivých RPA nástrojů umožňující rozšíření funkcionality o další možnosti a stabilní uživatelská základna pro sdílení zkušeností. 

Nevýhody: Vyšší počáteční investice, potřeba technických znalostí pro správu. Potřeba expertního týmu. 

2. Asistovaná automatizace (např. Automation Dock, UI Path, Power Automate): 

Ideální pro: Menší a střední firmy, jednodušší procesy vyžadující občasnou lidskou interakci. 

Výhody: Nižší vstupní náklady, jednodušší implementace, flexibilita, snazší spolupráce člověka a robota. 

Nevýhody: Omezená využitelnost pro velmi rozsáhlé a komplexní procesy. 

Klíčové otázky pro rozhodování: 

Při zvažování, zda vůbec začít s automatizací, je důležité si položit několik otázek, které vám pomohou lépe pochopit vaše potřeby a vybrat nejvhodnější řešení pro vaši firmu: 

1. Jaký je rozsah vašich procesů? Zpracováváte tisíce transakcí denně, nebo několik měsíčně?

Objem transakcí je klíčovým faktorem při výběru vhodného řešení. Zatímco pro velké objemy dat může být komplexní RPA systém ekonomicky výhodný, pro menší množství operací to tak být nemusí. Zvažte nejen současný objem, ale i předpokládaný růst v následujících letech. RPA se vyplatí i při menším množství transakcí, pokud jsou časově náročné nebo vyžadují vysokou přesnost.   

2. Máte interní IT tým schopný spravovat komplexní RPA řešení?

RPA implementace může být technologicky náročná. Pokud nemáte vlastní IT oddělení, nebude za současné situace na trhu snadné zajistit si interně spolehlivé a stabilní oddělení. Může být vhodné zvážit RPA outsourcing. Externí podpora vám umožní snížit nároky na interní IT tým a soustředit se na klíčové činnosti.

3. Jaká je vaše rozpočtová flexibilita pro počáteční investici?

Náklady na automatizaci se mohou výrazně lišit podle zvoleného řešení. Důležité je započítat nejen přímé náklady na technologii, ale i náklady na školení, údržbu a případné úpravy procesů. Zvažte také očekávanou návratnost investice (ROI) - často se počáteční investice vrátí již během prvního roku provozu.

4. Potřebujete automatizovat procesy, které vyžadují lidský úsudek, nebo čistě rutinní úkoly?

Toto je zásadní otázka pro výběr správné technologie. Rutinní, dobře definované procesy jsou ideální pro klasické RPA řešení. Některé procesy mohou vyžadovat hybridní přístup, kde robot zpracuje rutinní části a člověk se věnuje složitějším rozhodnutím. Správná identifikace typu procesů vám pomůže vybrat nejefektivnější řešení.

Příklad z praxe: Samofakturace v SAP (Řešení pomocí Blue Prism) 

Klientem je Centrum sdílených služeb (SSC) německého výrobního koncernu. Je požadováno zpracování několika desítek faktur denně.

1. Robot automaticky zpracovává faktury za dané období.
2. Připojí se k systému samofakturace (self-billingu) v SAP a získá potřebné údaje.
3. Přistoupí k příslušným objednávkám a porovná je s fakturami.
4. Kontroluje shodu v ceně a množství mezi objednávkou a fakturou.
5. Pokud zjistí nesrovnalost, případ předá na manuální zpracování. 

Tento automatizovaný proces nejen šetří čas, ale také minimalizuje lidské chyby při zpracování faktur. Díky rychlé detekci nesrovnalostí umožňuje včasné řešení problémů, což může vést k lepším vztahům s dodavateli a efektivnějšímu řízení cash flow. 

Příklad z praxe: Zpracování DPH (Řešení pomocí Automation Dock) (toto by mohlo být mimo hlavní článek v infoboxu) 

Klientem je účetní kancelář, která zpracovává DPH pro desítky klientů měsíčně. Proces zahrnuje stahování dat z účetního softwaru, kontrolu správnosti, výpočet daňové povinnosti a komunikaci s klienty. 

1. Robot se přihlásí do účetního softwaru POHODA. 
2. Provede sérii kontrol a vytvoří potřebné dokumenty. 
3. Spočítá daňovou povinnost. 
4. V případě úspěšné kontroly odešle email klientovi s platebními instrukcemi. 
5. Pokud se vyskytne problém, informuje emailem zodpovědnou osobu pro vyřešení. 

Výsledek: Proces, který při manuálním zpracování trval hodiny, je nyní dokončen během několika minut, s minimální chybovostí a konstantní kvalitou. 

Jak se připravit na využití automatizace ve vaší firmě? 

1. Stanovení cílů: 

• Definujte, čeho chcete automatizací dosáhnout (úspora času, snížení chybovosti, zlepšení compliance).
• Určete klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) pro měření úspěchu. 

2. Analýza procesů: 

• Identifikujte procesy, které jsou časově náročné a opakující se. 
• Posuďte, zda se procesy nebo pravidla nemění příliš často a jsou dobře zdokumentované. 

3. Výběr správného řešení: 

• Zvažte různé možnosti automatizace a vyberte tu, která nejlépe odpovídá vašim potřebám a rozpočtu. 
• Nezapomeňte na škálovatelnost - řešení by mělo růst s vaším podnikáním.

4. Bezpečnost a ochrana dat:

• Důkladně prověřte bezpečnostní standardy poskytovatele automatizačního řešení.
• Nastavte jasná pravidla pro přístupová práva a kontrolní mechanismy u automatizovaných procesů.
• Zajistěte soulad s regulacemi pro vaše odvětví a interními bezpečnostními pravidly.
• Implementujte systém pro monitoring a audit automatizovaných operací.

5. Příprava týmu: 

• Komunikujte změny se zaměstnanci a vysvětlete jim přínosy automatizace. 
• Zajistěte potřebná školení pro ty, kteří budou s automatizovanými procesy pracovat. 

6. Pilotní projekt: 

• Začněte s menším, dobře definovaným procesem. 
• Vyhodnoťte výsledky a poučte se z nich před rozsáhlejší automatizací. 

7. Kontinuální zlepšování: 

• Pravidelně hodnoťte výkonnost automatizovaných procesů. 
• Buďte připraveni procesy udržovat, upravovat a optimalizovat. 

Budoucnost: AI a RPA 

Zatímco RPA je vhodným nástrojem pro automatizaci jasně definovaných procesů, umělá inteligence (AI) otevírá dveře k automatizaci složitějších úkolů. Je však potřeba zdůraznit, že předpokladem pro efektivní využití AI společně s RPA jsou standardizované procesy. Využití AI u procesů, které nejsou dobře definované, může vést k neefektivitě a potenciálně i k závažným chybám. Doporučený postup je nejprve standardizovat a optimalizovat vaše procesy pomocí RPA. Jakmile máte stabilní a efektivní RPA procesy, můžete začít uvažovat o rozšíření stávajících procesů pomocí AI technologie pro další vylepšování oblasti automatizace ve firmě. 

Příklad RPA + AI procesu: Automatizace zpracování faktur 

1. RPA robot monitoruje sdílenou složku pro nové faktury. 
2. Faktury jsou odeslány AI systému pro automatické vytěžení klíčových informací. 
3. Robot na základě vytěžených dat roztřídí faktury do příslušných složek. 
4. Vytěžená data jsou zapsána do účetního systému nebo Excel souboru. 
5. Robot odešle potvrzení o zpracování e-mailem. 

Tento hybridní přístup kombinující RPA a AI představuje budoucnost automatizace ve financích, umožňující zpracování i těch nejsložitějších dokumentů a procesů. 

Závěrem 

Inteligentní automatizace dnes představuje zásadní nástroj, který podnikům umožňuje nejen zefektivnit procesy, ale také udržet si náskok před konkurencí. Automatizace ve financích není jen o technologii, je o transformaci způsobu práce. Se správným přístupem a partnery můžete dramaticky zvýšit efektivitu vašeho finančního oddělení, minimalizovat chyby a uvolnit potenciál vašeho týmu pro strategické úkoly a péči o klienty. Tyto technologie jsou klíčem pro firmy, které chtějí růst v dynamickém tržním prostředí a posílit svou stabilitu.

Martin Prokeš

Martin působí jako senior developer platformy Blue Prism ve společnosti NEOOPS, s více než 20 lety zkušeností v IT a 8 lety specializace na RPA (robotickou procesní automatizaci). Martin se podílel na mnoha úspěšných projektech automatizace napříč různými sektory. NEOOPS je průkopníkem v oblasti robotické procesní automatizace (RPA) v navrhování a implementaci řešení pro efektivnější řízení firemních procesů s desítkami úspěšných realizací. Společnost s důrazem na inovativní přístup a důkladnou znalost technologií, nabízí komplexní služby v oblasti RPA, zejména s využitím platformy Blue Prism, jako autorizovaný partner a školitel. Současně vyvinul vlastní nástroj Automation Dock, který umožňuje využití RPA i pro malé a střední firmy - pro méně komplexní procesy.